Chaire du Sud - Étapes indispensables pour l'organisation de l'arrivée en Belgique d'un expert sud

/ Avertissement - Montants applicables

Les montants de bourse accordés dans le cadre des programmes et projets de coopération au développement de l'ARES changent pour les contrats conclus à partir du 1^er septembre 2018.

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Vous êtes promoteur d'un master de spécialisation ou d'un stage de perfectionnement financé par l'ARES dans le cadre de son programme de Cours et Stages internationaux ? Avec les Chaires du Sud, l'ARES soutient l'intervention d'experts du Sud dans le cadre des formations !

Concrètement, un montant de 7000 € est réservé par année civile pour chaque cours et pour chaque stage afin de permettre aux promoteurs d’organiser plusieurs interventions d’acteurs du Sud sous la forme d’un cours ou d’un séminaire. Outre la valorisation de l’expertise du Sud, les Chaires du Sud permettent aux étudiants d’établir un lien direct entre la théorie et la méthodologie acquises en Belgique et leur application concrète dans le contexte des pays en développement.

La participation d’experts du Sud aux programmes de formation fait partie des critères examinés lors de l’évaluation de la formation. Dans la mesure du possible, l’intervention de 2 experts du Sud par année est vivement souhaitée par l’ARES.

Vous avez identifié votre expert ? Vous souhaitez organiser son arrivée en Belgique ?

Voici un rappel des étapes indispensables à effectuer.

01/ CHOIX DE L'EXPERT DU SUD

01/ CHOIX DE L'EXPERT DU SUD
il est choisi par le promoteur du cours/stage ;
la personne est active dans le sud (voir liste des pays éligibles) ;
la personne a une expertise dans le domaine concerné.

02/ ENVOI DE LA DEMANDE D'INTERVENTION

02/ ENVOI DE LA DEMANDE D'INTERVENTIONLe promoteur du cours/stage envoie la demande d'intervention à l'ARES en complétant :
le formulaire d'annonce d'arrivée ;
le budget prévisionnel (à joindre obligatoirement au formulaire d'annonce d'arrivée) ;
et en y joignant le CV de l'expert du Sud.

03/ TRAITEMENT PAR L'ARES

03/ TRAITEMENT PAR L'ARESAprès vérification du respect du budget et du solde disponible, la demande est enregistrée. L’ARES marque son accord par retour d’e-mail.
L’ARES se charge de faciliter les démarches pour l'obtention du visa de l’expert à la condition que la demande soit transmise 40 jours calendrier avant l’arrivée de l'expert du Sud. Pour les demandes qui ne respectent pas ce délai, il est de la responsabilité du promoteur d’obtenir un visa pour le titulaire de la Chaire du Sud.
L’ARES se charge de souscrire une assurance pour le séjour de l’expert à condition que la personne soit agée de moins de 70 ans (pour plus d'information, voir le formulaire d'annonce d'arrivée). Une carte d’assurance sera envoyée au promoteur qui la remettra à l’expert à son arrivée en Belgique.

04/ SUIVI PAR L'ÉTABLISSEMENT D'ACCUEIL

04/ SUIVI PAR L'ÉTABLISSEMENT D'ACCUEILL’établissement d’accueil se charge de toutes les autres modalités pratiques relatives à l'arrivée et au séjour de l'expert du Sud (réservation du billet d’avion, réservation de l’hôtel, accueil, avance de l’argent pour le per diem et les honoraires…).

05/ SUIVI À LA FIN DE LA MISSION DE L'EXPERT

05/ SUIVI À LA FIN DE LA MISSION DE L'EXPERTÀ la fin de la mission de l’expert, le promoteur transmet par courrier postal à l’ARES le rapport de mission et de demande de remboursement de frais de mission.
les plafonds fixés pour les frais d’hôtel et d’honoraires constituent le montant maximum de l’intervention de l’ARES. En cas de dépassement, le surplus est à charge de l’université d’accueil ;
assurez-vous d’être en possession de toutes les pièces justificatives mentionnées dans le formulaire avant que l'expert du Sud ne quitte la Belgique ;
toutes les pièces justificatives (factures et reçus) relatives à la venue de l’expert doivent être datées entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année civile concernée ;
l'ARES se réserve le droit de ne pas accepter les pièces justificatives qui ne respecteraient pas la période d’ordonnancement précitée ;
les documents sont susceptibles d’être légèrement modifiés en cours d’année. Pour disposer toujours d’une version actualisée, veuillez télécharger ces documents sur le site web de l’ARES pour chaque nouvelle demande d’intervention.
Pour information, un document reprenant les montants applicables dans le cadre des activités de coopération au développement de l'ARES est également mis à disposition.

Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à contacter votre gestionnaire ARES : rendez-vous à la rubrique nous contacter

LE SAVIEZ-VOUS ?

Enregistrez-vous sur Travellers Online !

Si vous êtes ressortissant-e belge, vous pouvez dorénavant vous enregistrer sur le site web 'Travellers Online' mis en place par le Service public fédéral Affaires étrangères et y renseigner vos voyages en dehors de l'Union européenne ainsi que les coordonnées d'une personne de contact.

En cas de crise majeure (catastrophe naturelle, crise politique, attentat, accident...), les Affaires étrangères pourront alors entrer plus rapidement en contact avec vous et avec vos proches, et vous apporter une aide d'autant plus efficace.

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