Vous êtes partie prenante d'un projet de coopération académique financé par l'ARES ? Vous partez en mission et vous souhaitez connaître les différentes démarches à accomplir avant et après votre séjour et comment les mener à bien ? Vous organisez l'arrivée d'un partenaire, d'un expert ou d'un boursier ? Vous devez remettre un rapport ?
Cette rubrique met à votre disposition des informations pratiques et les différents documents de référence, formulaires et canevas.
Vous partez en mission ?
01/ Visa
Actuellement, le service est rendu en respect des mesures sanitaires en place. Veuillez contacter Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. pour connaître les modalités d’introduction des demandes de visas
- Votre mission a lieu dans le cadre d'un programme d'Appui institutionnel ?
L'ARES peut se charger des démarches relatives à l'obtention des visas pour les pays suivants : Bénin, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, Laos, Madagascar, Niger, RD Congo, Rwanda et Vietnam. - Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PRD-PFS) ?
Les démarches pour l'obtention d'un visa sont assurées par les chargés de mission eux-mêmes. Toutefois, pour les pays partenaires de l'Appui institutionnel mentionnés ci-dessus, l'ARES peut entreprendre les démarches pour vous. Dans ce cas, les frais d'obtention du visa sont refacturés au projet, sans aucuns frais supplémentaires.
Les démarches sont assurées pour autant que tous les documents indispensables soient introduits AU MINIMUM 3 SEMAINES AVANT LA DATE DE DEPART DE VOTRE MISSION, 4 semaines pour le Burundi, notamment pour éviter les coûts élevés liés au courrier express.
L'ARES ne pourra donner suite à votre demande si le code de l'activité pour laquelle la mission est effectuée n'est pas mentionné.
EN SAVOIR + : pour des infos détaillés et pour télécharger les formulaires de demande visa, rendez-vous à la rubrique visas
02/ Per diem & indemnité maximale de logement
- Votre mission Nord-Sud a lieu dans le cadre d'un programme d'Appui institutionnel, du programme UniversiTIC ?
Vous pouvez introduire directement votre demande de per diem en remplissant le formulaire en ligne. - Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PII, PRD-PFS) ou d'un projet de recherche en appui aux politiques de développement (ACROPOLIS) ?
Le per diem est payé directement par l'établissement du coordonnateur nord. Pour toute information complémentaire, contactez le coordonnateur nord du projet.
EN SAVOIR + : pour connaître les montants de per diem ou de l'indemnité maximale de logement, rendez-vous à la rubrique per diem et indemnité maximale de logement
03/ Vaccination et prophylaxie
Les risques sanitaires varient en fonction des pays, des saisons, de l'état de santé général du voyageur. Les informations à ce sujet sont aussi susceptibles de fréquentes modifications mais, comme c'est le cas pour la malaria voire pour d'autres maladies tropicales, il est parfaitement possible que le risque n'existe que dans certaines régions voire qu'en fonction du type de voyage ou de séjour que vous envisagez.
Informez-vous auprès de votre médecin ou encore auprès de l'un des centres de médecine de voyage et surtout, faites-le suffisamment à temps : certaines mesures (vaccinations, prises de dragées...) ne seront efficaces que si elles sont entreprises plusieurs jours, sinon semaines, avant votre déplacement.
Un certificat de vaccination international (carnet jaune, délivré par le médecin ou par le centre médical habilité à administrer les vaccins adéquats) est parfois nécessaire pour obtenir un visa ou obligatoire pour entrer sur le territoire. Renseignez-vous à la rubrique visas
EN SAVOIR + : pour des infos détaillés, rendez-vous à la rubrique vaccination et prophylaxie
04/ Rapport de mission et remboursement de frais de mission
- Vous êtes rentré d'une mission du programme d'Appui institutionnel, UniversiTIC, Chaire du Sud ou pour l'encadrement d'une bourse de finalisation de thèse (SOFT) ?
Il vous reste à en établir le rapport et à le transmettre à l'ARES. - Vous avez engagé des frais remboursables ?
Vous pouvez introduire une demande de remboursement directement à l'ARES, en même temps que votre rapport de mission. - Pour tout autre projet, contactez le coordonnateur nord du projet.
EN SAVOIR + :
Le formulaire de remboursement de frais de mission internationale et de rapport de mission doit parvenir à l'ARES dans le mois qui suit le retour de mission.
Outre le rapport narratif, le rapport de mission doit contenir toutes les pièces justificatives originales.
Pour vous aider à établir votre relevé de frais de mission, le document reprenant les montants applicables dans le cadre des activités de coopération au développement de l'ARES est également à disposition.
Pour télécharger le formulaire de remboursement de frais de mission internationale et de rapport de mission, rendez-vous à la rubrique "Formulaires de demande de remboursement".
Vous organisez l'arrivée d'un partenaire, d'un expert ou d'un boursier Sud ?
01/ Les étapes indispensables
Un formulaire unique d'annonce d'arrivée en Belgique a été créé pour l'ensemble des instruments de coopération au développement de l'ARES.
Le formulaire doit parvenir à l'ARES AU MINIMUM 45 JOURS CALENDRIER AVANT LA DATE D'ARRIVÉE EN BELGIQUE ENVISAGÉE (au lieu de 2 mois auparavant). Les modalités d'envoi du formulaire sont renseignées en dernière page.
Le délai de 45 jours calendrier étant imposé par les postes diplomatiques dans le cadre de l'accord avec l'ARES, et afin d'assurer le traitement efficace de chaque annonce d'arrivée ainsi que le respect de la date d'arrivée envisagée, toute demande qui ne respecterait pas ce délai peut se voir rejetée et, dans ce cas, un nouveau formulaire adapté devra être transmis
- Le séjour du ressortissant sud a lieu dans le cadre de l'Appui institutionnel ? Rappel des étapes spécifiques et indispensables à effectuer
- Le séjour du ressortissant sud a lieu dans le cadre d'une Chaire du Sud ? Rappel des étapes spécifiques et indispensables à effectuer
02/ Vous avez un doute sur le statut de votre mission, sur les démarches que vous devez entreprendre ?
Prenez contact sans attendre avec votre gestionnaire ARES ou avec le secrétariat : rendez-vous à la rubrique nous contacter
Documents de référence, formulaires & canevas
02/ Montants applicables
Liste des montants applicables : per diem et indemnité maximale de logement au Sud et en Belgique, indemnité kilométrique en Belgique et bourses au Sud et en Belgique.
Ce document reprend les montants de bourse mis à jour pour les contrats conclus à partir du 1er septembre 2022.
Pour consulter les versions antérieures de ce document, veuillez cliquer sur les liens suivants :
03/ Formulaire pour le budget des frais de recherche des doctorants en Appui institutionnel
Formulaire pour le budget des frais de recherche des doctorants en Appui institutionnel
04/ Formulaire de rapport de mission et de demande de remboursement de frais de mission
Pour télécharger le formulaire de remboursement de frais de mission internationale et de rapport de mission, rendez-vous à la rubrique "Formulaires de demande de remboursement".
05/ Canevas de rapport pour les projets d'Amorce et de valorisation et pour les Appuis institutionnels
05.1. Canevas pour les projets d'Amorce et de valorisation
Téléchargez les documents suivants :
- Canevas de rapport d'activités
- Version française (à venir)
- English version (à venir)
- Tableau de saisie des dépenses
05.2. Canevas pour les Appuis institutionnels
Téléchargez le canevas de rapport d'activités :
EN SAVOIR + : contactez Oumou Zé - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
06/ Canevas de rapport pour les Projets de recherche pour le développement (PRD) et Projets de formation sud (PFS) - Projets financés dans le cadre du programme quinquennal 2022-2027
Télechargez les documents suivants :
EN SAVOIR + : contactez Murielle Andersson - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
07/ Canevas de rapport pour le programme Bourses
Téléchargez le document suivant :
- Version française (disponible bientôt)
EN SAVOIR + : contactez Noémie Nyst - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
08/ Vademecum des projets de la coopération au développement
Vous trouverez ci-dessous les différents vademecum de l'ensemble des projets de la coopération au développement. Ces vademecum sont susceptibles d’évoluer. Les gestionnaires de chaque projet restent attentifs à vos questions/commentaires qui pourraient justifier de nouvelles modifications du vademecum. Vous serez informés à chaque fois qu’une version actualisée est disponible sur le site de l’ARES.
- Vademecum Projets de recherche pour le développement et Projets de formation Sud (FR) / Vademecum for Research projects for development and Training projects for the South (EN) / Vademécum Desarrollo Proyectos de Investigación y Formación Sur (ES)
Pour consulter les versions antérieures de ces documents (2017-2021), veuillez cliquer sur les liens suivants :
- Vademecum Microprojets étudiants (à venir)
- Vademecum Projets de mobilisation étudiants (à venir)
- Normes financières des Synergies
- Vademecum Appui institutionnel / Vademecum AI in English / Vademecum en español
09/ ACROPOLIS
Tous les documents relatifs au planning des activités et au rapportage annuel sont également disponibles sur le site web du VLIR-UOS qui assure la gestion administrative et financière de tous les groupes de recherche.
Planning des activités :
Rapportage :
Seuls ces canevas sont acceptés.
Une fois rédigés, ces documents doivent être envoyés au VLIR-UOS et à l’ARES : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. et Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
10/ Bourses de voyage
Au terme de leur séjour, les étudiants sont invités à remplir un questionnaire d'évaluation en ligne. Ce questionnaire doit être rempli en même temps que la remise de leur dossier de remboursement :
- Questionnaire 2020 (pour les départs entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2020)
- Questionnaire 2021 (pour les départs entre le 1er janvier 2021 et le 31 décembre 2021)
11/ Canevas - Demande de remboursement pour les frais exceptionnels de Visa
Télécharger le document
12/ Rapportage dans le cadre du Programme 2022-2027
Téléchargez les documents suivants :
- Cadre logique du Programme 2022-2027 de l'ARES (FR)
- Guide de rapportage GIRAF :
