Per diem & indemnité maximale de logement

/ Avertissement - Montants applicables

Les montants de bourse accordés dans le cadre des programmes et projets de coopération au développement de l'ARES changent pour les contrats conclus à partir du 1er septembre 2018.

Les nouveaux montants figurent dans la version du 9 aout 2019 du document "Montants applicables".

Les montants applicables aux contrats antérieurs au 1er septembre 2018 peuvent être consultés dans la version du 19 octobre 2017 du document.

Dans le cadre des activités de coopération académique qu’elle finance, l'ARES s’aligne, en matière d’indemnité maximale de logement (hôtel) et d’indemnité forfaitaire journalière (per diem), sur l’Arrêté ministériel portant sur l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.

Quelques infos utiles

  • L’indemnité maximale de logement couvre uniquement les nuitées. Les autres frais (petit déjeuner, frais de bar, blanchisserie, téléphone, etc.) sont à charge des per diem. Le remboursement des frais de logement s’effectue sur base de pièces justificatives (facture d’hôtel acquittée), à concurrence du montant maximal autorisé. Il ne s’agit donc pas d’un forfait, mais bien d’un plafond.
  • Le montant varie en fonction du pays de destination (voir ci-dessous).
  • Le per diem couvre les frais de subsistance (nourriture, boissons, déplacements locaux pour convenance personnelle, autres frais annexes). 
  • Le montant du per diem est un maximum et dépend du nombre de jours de mission. Il est calculé à partir du jour de départ de Belgique jusque – et y compris – le jour où l’on quitte le pays dans lequel a été effectuée la mission.
  • Si un chargé de mission combine des missions pour des bailleurs de fonds différents, il est invité à signaler le nombre de jours effectifs à imputer à l’activité ARES pour laquelle il demande le per diem. Si le montant versé ne correspond pas à la durée exacte de la mission en raison de modifications intervenues en cours de mission, une adaptation se fera au moment du décompte final des frais de mission.

 

01/ Liste des montants applicables

Télécharger la liste des montants applicables
Les montants des indemnités de logement et des per diem sont repris en fin de document
(version du 21.11.18 - 26 pages - 349 Ko)

Modifications importantes par rapport à la version du 6 juillet 2018 :

  • Indemnités maximales de logement (hôtel) et indemnités journalières (per diem) : les montants ont été indexés ;
  • Bourses de doctorat : les frais de recherche ne peuvent pas couvrir les frais d’amortissement de matériel au sein des établissements. Ces frais représentent en effet des coûts non subsidiables au regard de l’arrêté royal relatif à la coopération au développement.

02/ Missions Nord-Sud

Dans le cadre des missions Nord-Sud, les montants de la catégorie 1 de l’Arrêté ministériel sont applicables.

Dans le cadre de ces missions, le per diem est versé par l'ARES sur base de la demande introduite en ligne via le formulaire en bas de page.

03/ Missions Sud-Sud

Pour les missions Sud-Sud, il y a plusieurs possibilités :

  1. Les barèmes de l’institution d’origine de la personne effectuant la mission sont applicables s’ils existent. Dans ce cas, ils doivent être annexés à la convention relative au projet dans le cadre duquel la mission s’inscrit ; ils ne peuvent en aucun cas excéder les montants de la catégorie 2 de l’Arrêté ministériel.
  2. Si ces barèmes n’existent pas, ce sont les montants de la catégorie 2 de l’Arrêté ministériel qui s’appliquent.
  3. On peut également facturer des frais réels. Le remboursement s’effectue sur base de pièces justificatives, à concurrence des montants maximaux autorisés par la catégorie 2 de l’Arrêté ministériel.

Dans le cadre de ces missions, le per-diem est versé directement par les responsables du projet concerné et non via le formulaire ci-dessous.

04/ Missions Sud-Nord

Pour les missions Sud-Nord (en Belgique), les montants sont fixés comme suit, quelle que soit la ville dans laquelle est effectuée la mission :

> per diem : 75 euros
> indemnité de logement : 125 euros max./nuitée

Dans le cadre des missions Sud-Nord, le per diem est versé directement par les responsables du projet concerné et non via le formulaire ci-dessous.

 

Votre mission Nord-Sud a lieu dans le cadre d'un programme d'Appui institutionnel ou du programme UniversiTIC ?

Introduisez directement votre demande de per diem en remplissant le formulaire en ligne.

  • Si vous combinez des missions pour des bailleurs de fonds différents, renseignez le nombre de jours effectifs à imputer à l’activité ARES. Si le montant versé ne correspond pas à la durée exacte de la mission en raison de modifications intervenues en cours de mission, une adaptation se fera au moment du décompte final de mission, dès réception de votre rapport.
  • Après envoi du formulaire, les informations sont vérifiées et le per diem est versé sur le compte bancaire renseigné.
  • Nous vous remercions de prendre en compte qu'un délai de 4 semaines est nécessaire pour que le paiement soit effectué.
  • Aucune suite ne pourra être donnée aux formulaires incomplets.

Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PII, PRD-PFS) ou d'un projet de recherche en appui aux politiques de développement (ACROPOLIS), le per diem est payé directement par l'établissement coordonnateur nord. Pour toute information complémentaire, contactez le coordonnateur nord du projet.

 

 

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Si vous êtes ressortissant-e belge, vous pouvez dorénavant vous enregistrer sur le site web 'Travellers Online' mis en place par le Service public fédéral Affaires étrangères et y renseigner vos voyages en dehors de l'Union européenne ainsi que les coordonnées d'une personne de contact.

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