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Bourses de voyage

Vous êtes étudiant ? 

Vous souhaitez effectuer un stage dans un pays en développement ? 

Votre travail de fin d’études est en lien avec une problématique de développement et vous rendre sur place serait un plus non négligeable, par exemple pour récolter des données ?

Une bourse de voyage de l'ARES peut vous aider à concrétiser un séjour dans un pays en développement.

L’objectif des Bourses de voyage ? Contribuer à la sensibilisation des étudiants des établissements d’enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles aux enjeux et problématiques du développement.

 

Quel soutien financier ?

L'ARES propose deux formules d’appui financier aux étudiants, selon qu’ils bénéficient ou non d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles. L’appartenance à la catégorie « allocataire » sera déterminée sur base des documents qui auront été transmis avec le dossier de candidature de l’étudiant :

01/ Vous êtes non allocataire ?

L'ARES octroie un montant forfaitaire en fonction de votre destination au terme de votre séjour. Le montant de la bourse correspond au prix moyen d’un billet aller/retour de l'aéroport de Bruxelles National à l'aéroport de destination.

02/ Vous êtes allocataire ?

L’ARES octroie un montant forfaitaire en fonction de la destination de voyage et une allocation de maximum 315 €/mois pour les frais sur place sur une période maximale de 6 mois. Ce montant est modulé en fonction du coût de la vie dans le pays de destination. Dans le cadre de ce financement, l’étudiant a le droit de demander une avance avant la réalisation du voyage (mais après l’achat du billet d’avion), équivalente au montant forfaitaire par destination du billet d’avion et à 80% du montant de l’allocation mensuelle.

 

Comment introduire une candidature ?

Deux appels à candidature sont lancés pour une année de référence :

• Le premier appel, lancé au début du mois d'octobre de l’année n, concerne des départs entre le 1er janvier et le 31 aout de l’année n+1.

• Le second appel, lancé dans le courant du mois de février de l’année n+1, concerne des départs entre le 15 juin et le 31 décembre de l’année n+1.

Les étudiants sont invités à monter eux-mêmes leur dossier de candidature et à le soumettre à la personne de contact au sein de leur établissement. Un classement de toutes les candidatures est effectué par chacun des établissements d'enseignement supérieur et est par la suite transmis à l’ARES.

01/ Dossier à constituer

  • formulaire de candidature pour une bourse de voyage d'étude de l'ARES dûment complété ; ce formulaire comprend une lettre de motivation. Celle-ci doit être personnalisée même si le stage ou le mémoire se fait en collaboration avec d’autres étudiants. La lettre de motivation est un des critères d’évaluation principal pour la sélection des candidats ;
  • un relevé de note de la dernière année complète délibérée avant le dépôt du dossier ;
  • pour les étudiants inscrits en BAC uniquement, l’attestation sur l’honneur stipulant que l’étudiant informera l’ARES et son établissement en cas de non obtention des 120 crédits requis au moment du voyage ; à supprimer ça a été intégré auformulaire ;
  • lettre de recommandation du responsable académique en Belgique signée qui confirme son soutien au candidat ainsi qu'au séjour proposé, certifie que le séjour envisagé s'inscrit dans le cursus de l'étudiant et que celui-ci bénéficiera réellement sur place des éléments lui permettant de réaliser son étude ou son stage ;
  • les candidats qui souhaitent bénéficier d'une bourse en tant qu’allocataire doivent introduire, avec leur dossier de candidature, la preuve de l’obtention d’une bourse d’étude de la Direction des Allocations et prêts d’études (DAPE) pour l’année académique 2017-2018. En l’absence de ce document, en cas de sélection, seule une bourse en tant que non allocataire sera octroyée.

02/ Critères de recevabilité

  • les candidats doivent être de nationalité belge ou d'un pays membre de l'Union Européenne ou, pour les ressortissants hors U.E, être titulaire d'une carte d'identité de ressortissant étranger inscrit au service de la population d'une commune belge valable pour une période de cinq ans. Une carte de séjour valable 1 an mais qui a été renouvelée 4 fois ne pourra pas être prise en compte ;
  • les candidats ne pourront pas effectuer un séjour dans le pays où ils sont domiciliés ou dans le pays où ils ont réalisé tout ou au moins une partie de leurs études secondaires et supérieures ;
  • les étudiants doivent être inscrits en MA, en MS ou en BAC. Les étudiants en BAC doivent avoir validé minimum 120 crédits au moment du départ. Une preuve de réussite des 120 crédits leur sera demandée dans le dossier de demande de remboursement en cas de sélection ;
  • les candidats ne peuvent pas bénéficier ou avoir bénéficié d'une aide financière autre que familiale ou sociale permettant d'effectuer un voyage d'étude ou un stage dans un pays en développement au cours de la formation pour laquelle ils postulent à l’ARES ;
  • le séjour doit être valorisé en ECTS dans le cursus de l'étudiant, soit via le mémoire ou du TFE, soit via le stage ;
  • le séjour doit être de 30 jours minimum ;
  • le séjour doit se dérouler dans un seul des 18 pays partenaires de l’ARES (voir 2.11 Liste des pays éligibles en page 9) ;
  • le départ doit obligatoirement se situer entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année de référence (introduction des candidatures au premier ou au second appel suivant la date de départ - voir supra) ;
  • le séjour de stage ou d’étude de l’étudiant candidat doit faire l’objet d’un contrat entre l’étudiant, son établissement et l’organisme d’accueil.

03/ Formulaire de candidature

Les étudiants doivent introduire leur candidature - à l´aide du formulaire fourni par l'ARES - auprès de la personne de contact de leur établissement (attention : à l'issue du voyage, la demande de remboursement doit être adressée à l'ARES) au plus tard à la date indiquée dans le document « orientations stratégiques et balises ».

Pour les hautes écoles dont la personne de référence n'est pas reprise dans la liste, veuillez adresser votre demande au directeur de votre établissement.

Vous souhaitez postuler à une bourse de voyage ? Téléchargez les documents suivants :

 

Après le voyage ?

Au terme de leur séjour, les étudiants sont invités à transmettre à l'ARES un dossier de remboursement comprenant toutes les pièces justificatives demandées par l'ARES ET à remplir un questionnaire d'évaluation en ligne :

01/ Dossier de remboursement


Remboursement en tant que non-allocataire

Les informations ci-dessous concernent les boursiers de voyage sélectionnés dans le cadre de l'appel 2017 pour une bourse en tant que non allocataire. Les informations relatives au dossier de remboursement de l'appel 2018 seront publiées prochainement et sont disponibles dans le document d'appel "Orientations stratégiques et balises 2018".

Pièces justificatives à remettre par l'étudiant (pour les voyages en groupe : un dossier par étudiant) à l'ARES dans un délai maximum de trois mois après la date de son retour :

  • le document "Check list remboursement" signé et daté qui peut être téléchargé sur le lien suivant : Check-list 2017 (départ entre le 1er janvier 2017 et le 31 décembre 2017) ;
  • au moins 3 offres de prix pour le billet d'avion A/R qui prouvent que le billet le moins cher a été choisi (en l’absence de ces 3 offres, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement) ;
  • tous les tickets d'embarquement originaux (boarding pass) aller et retour ;
  • la facture originale du billet d'avion avec la mention du prix exact de celui-ci (le montant du remboursement ne prend pas en compte l'assurance annulation). En l’absence de la facture, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement ;
  • une preuve de payement telle que le relevé de la carte de crédit.

ET

Pour les stages

  • le rapport d'activité (rapport de stage) signé par le promoteur belge. Pour les étudiants ayant effectué leur stage en même temps que d’autres étudiants et au sein d’une même institution, un rapport personnel par étudiant doit nous être transmis. Les rapports de groupe ne seront pas acceptés ;
  • la copie de la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra "référence à l'ARES").

Pour les travaux de fin d'études (mémoire)

  • la copie de la page de garde ;
  • la copie de la table des matières ;
  • le résumé en une page ;
  • la copie de la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra "référence à l'ARES").

La page de garde, la table des matières et le résumé du TFE peuvent être envoyés dans une version provisoire.

ET

Remplir un questionnaire d'évaluation en ligne dont l'adresse vous est communiquée par mail par l'ARES et qui se trouve également sur le site de l'ARES.

Remboursement en tant qu'allocataire

Les informations ci-dessous concernent les boursiers de voyage sélectionnés dans le cadre de l'appel 2017 pour une bourse en tant qu'allocataire

La procédure de paiement d'une bourse allocataire se déroule comme suit.

AVANT LE DEPART

  1. Le boursier de voyage fait établir au moins 3 offres de prix pour le billet d'avion A/R destinées à prouver que le billet le moins cher a été choisi (en l’absence de ces 3 offres, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement) ;
  2. Le boursier achète le billet qui correspond à l'offre la moins chère et s'assure d'obtenir une facture ;
  3. Il transmet à l'ARES (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou à l'adresse postale en bas de page) :
    • les trois offres de prix ;
    • la facture du billet d'avion avec la mention du prix exact de celui-ci (en l’absence de la facture, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement) ;
    • une preuve de payement telle que le relevé de carte de crédit ;
    • le plan de vol (dates de départ et de retour au minimum) ;
    • le numéro de compte sur lequel la bourse devra être versée, les nom et prénom du titulaire de ce compte, sa date de naissance et l'adresse de son domicile. Ces informations sont nécessaires à l'ARES pour effectuer le versement sur le compte d'un particulier
  4. Sur base du plan de vol communiqué, l'ARES verse au boursier 80% de l'allocation pour les frais sur place due, calculée en fonction des dates de départ et de retour du boursier (pour autant que le nombre de jours soit conforme au nombre de jours annoncé dans le formulaire de candidature) + le montant correspondant au prix du billet d'avion (le montant du remboursement ne prend pas en compte l'assurance annulation).

Si le boursier souhaite que l'allocation lui soit versée avant le départ, il est impératif que les documents parviennent à l'ARES au minimum 4 semaines avant la date de départ. Dans tous les cas, un délai de 4 semaines est à compter entre la réception des documents et le versement par l'ARES.

AU RETOUR (dans un délai maximum de trois mois après la date du retour)

  1. Le boursier transmet à l'ARES par courrier postal les pièces justificatives :
    Le document "Check list remboursement" signé et daté qui peut être téléchargé sur le lien suivant :
    - Check-list 2017 allocataire (départ entre le 1er janvier 2017 et le 31 décembre 2017)
    Tous les tickets d'embarquement originaux (boarding pass) aller et retour ;

    ET pour les stages

    Le rapport d'activité (rapport de stage) signé par le promoteur belge. Pour les étudiants ayant effectué leur stage en même temps que d’autres étudiants et au sein d’une même institution, un rapport personnel par étudiant doit nous être transmis. Les rapports de groupe ne seront pas acceptés ;

    La copie de la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra "référence à l'ARES").

    OU pour les travaux de fin d'études (mémoire)

    la copie de la page de garde ;

    la copie de la table des matières ;

    le résumé en une page ;

    la copie de la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra "référence à l'ARES").

    La page de garde, la table des matières et le résumé du TFE peuvent être envoyés dans une version provisoire.

  2. Le boursier complète le questionnaire d'évaluation en ligne dont l'adresse vous est communiqué par mail par l'ARES ;
  3. L'ARES vérifie la durée du séjour et l'allocation perçue par le boursier. Le solde de 20% sera payé au boursier. Dans l'éventualité où la durée du séjour a été diminuée et que le boursier a bénéficié d'un trop-perçu, il sera demandé un remboursement d'une partie de la bourse.

Référence à l'ARES

L'étudiant ayant bénéficié d'une bourse de voyage de l'ARES est tenu de faire mention de ce financement dans le texte de son travail de fin d'études ou de son rapport de stage. Une copie de cette référence doit être jointe au dossier des pièces justificatives. Le nom de l'ARES doit être mentionné en toutes lettres. Cette mention peut être formulée comme suit :

"Le voyage réalisé dans le cadre du présent travail/stage a été rendu possible grâce au soutien financier de l'Académie de recherche et d'enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles, Belgique, dans le cadre de sa politique de Coopération au développement"

Remise du dossier de remboursement

Les pièces justificatives doivent être remises à l'ARES dans les 3 mois après la date de retour du boursier en Belgique à l'adresse suivante :

ARES
Dossier Bourses de Voyage
Rue Royale, 180 (5e étage)
1000 Bruxelles

Les dossiers incomplets ne donnent pas droit au remboursement.

02/ Questionnaire d'évaluation

Vous avez obtenu une bourse de voyage de l'ARES et vous êtes sur le point de rentrer votre dossier de remboursement ?

Pour rappel, tous les étudiants lauréats d'une bourse de voyage de l'ARES ont été invités par e-mail à répondre à un questionnaire d'évaluation en ligne à l'issue de leur voyage.

Le remboursement du billet d'avion ne se fera qu'après que ce questionnaire ait été dûment complété.

Le lien vous a été communiqué par mail. Si vous avez perdu ce lien, vous pouvez accéder aux questionnaires suivants sur le site de l'ARES à la rubrique "Documents de référence, formulaires et canevas"

 

EN SAVOIR + : contactez Camille Roegiers - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

 

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