L’objectif des Bourses de voyage ? Contribuer à la sensibilisation des étudiant·es des établissements d’enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles aux enjeux et problématiques du développement.
Quel soutien financier ?
L'ARES propose deux formules d’appui financier aux étudiant·es, selon qu’ils bénéficient ou non d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles. L’appartenance à la catégorie « allocataire » sera déterminée sur base des documents qui auront été transmis avec le dossier de candidature de l’étudiant·e :
01/ Vous êtes non allocataire ?
L'ARES octroie un montant forfaitaire en fonction de votre destination au terme de votre séjour. Le montant de la bourse correspond au prix moyen d’un billet aller/retour de l'aéroport de Bruxelles National à l'aéroport de destination.
02/ Vous êtes allocataire ?
L’ARES octroie un montant forfaitaire en fonction de la destination de voyage et une allocation de maximum 315 €/mois pour les frais sur place sur une période maximale de 6 mois. Ce montant est modulé en fonction du coût de la vie dans le pays de destination. Dans le cadre de ce financement, l’étudiant·e a le droit de demander une avance avant la réalisation du voyage (mais après l’achat du billet d’avion), équivalente au montant forfaitaire par destination du billet d’avion et à 80% du montant de l’allocation mensuelle.
Comment introduire une candidature ?
Deux appels à candidature sont lancés pour une année de référence :
• Le premier appel, lancé à la fin du mois de septembre de l’année n, concerne des départs entre le 1er janvier et le 31 aout de l’année n+1.
• Le second appel, lancé dans le courant du mois de février de l’année n+1, concerne des départs entre le 15 juin et le 31 décembre de l’année n+1.
Dans le cadre de l'appel 2021, les candidatures devront être introduites en ligne via la plateforme GIRAF. Le lien vers le formulaire et les consignes pour l’introduction des candidatures sont disponibles sur demande à la personne de contact de votre établissement.
SITUATION COVID-19
Étant donné les incertitudes qui planent encore sur la situation sanitaire mondiale, les bénéficiaires d'une bourse de voyage devront recevoir le feu vert de leur établissement avant d'effectuer leur mobilité. Les incertitudes et les risques pour les voyages internationaux étant connue, l’ARES ne peut s’engager à couvrir des frais exceptionnels allant au-delà du forfait prévu qui adviendraient dans le cadre de la crise sanitaire. Il sera donc demandé aux bénéficiaires de prendre toutes les précautions possibles pour l'achat de leur billet et l'organisation de leur séjour.
01/ Dossier à constituer
Plusieurs documents devront être joints à la candidature en ligne :
- une lettre de motivation personnalisée, même si le stage ou le mémoire se fait en collaboration avec d’autres étudiant·es. La lettre de motivation est un des critères d’évaluation principaux pour la sélection des candidat·es ;
- un relevé de notes de la dernière année complète délibérée avant le dépôt du dossier ;
- une lettre de recommandation du responsable académique en Belgique signée qui confirme son soutien au candidat·e ainsi qu'au séjour proposé, certifie que le séjour envisagé s'inscrit dans le cursus de l'étudiant·e et que cel·le·ui-ci bénéficiera réellement sur place des éléments lui permettant de réaliser son étude ou son stage ;
- les candidat·es qui souhaitent bénéficier d'une bourse en tant qu’allocataire doivent introduire, avec leur dossier de candidature, la preuve de l’obtention d’une bourse d’étude de la Direction des Allocations et prêts d’études (DAPE) pour l’année académique 2020-2021. En l’absence de ce document, en cas de sélection, seule une bourse en tant que non allocataire sera octroyée.
02/ Critères de recevabilité
- les étudiant·es doivent être inscrit·es en MA ou en BAC. Les étudiant·es en BAC doivent avoir validé minimum 120 crédits au moment du départ. Une preuve de réussite des 120 crédits pourra être demandée, le cas échéant. Une exception est faite pour les étudiant·es des formations constituées uniquement d’un cycle de bachelier. Dans ces cas, l’établissement sera responsable de déterminer l’éligibilité de l’étudiant·e, en regard de son projet.;
- les dépenses prises en charge par la bourse (billet d'avion et per diem pour les allocataires) ne peuvent pas faire l'objet d'un autre financement de la part d'un quelconque autre organisme ;
- le séjour doit être valorisé en ECTS dans le cursus de l'étudiant·e, soit via le mémoire ou du TFE, soit via le stage ;
- la durée effective de stage ou séjour d’étude doit être de 30 jours minimum. Les dates du stage ou séjour d’étude seront certifiées par la convention de stage ou une attestation de séjour ;
- le séjour doit se dérouler dans un seul des 18 pays partenaires de l’ARES. L’ARES attire l’attention des étudiant·es sur la situation sanitaire et sécuritaire de certains de ses pays partenaires et demande de respecter les conseils de la diplomatie belge, consultables sur leur site internet : https://diplomatie.belgium.be/fr/Services/voyager_a_letranger/conseils_par_destination ;
- le départ doit obligatoirement se situer entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année de référence (introduction des candidatures au premier ou au second appel suivant la date de départ - voir supra) ;
- le séjour de stage ou d’étude de l’étudiante ou de l'étudiant candidat doit faire l’objet d’un contrat ou d'une convention entre l’étudiant·e, son établissement et l’organisme d’accueil.
03/ Formulaire de candidature
Les appels à candidatures 2021 sont clos. Les informations ci-dessous y figurent à titre informatif.
Les candidatures doivent être introduites via la plateforme GIRAF à la date qui sera mentionnée dans le prochain appel. Pour obtenir le lien vers le formulaire de candidature en ligne et les consignes pour l'introduction d'une candidature, il vous faudra vous adresser à la personne de contact de votre établissement.
Après le voyage ?
Au terme de leur séjour, les étudiant·es sont invités à transmettre à l'ARES un dossier de remboursement comprenant toutes les pièces justificatives demandées par l'ARES ET à remplir un questionnaire d'évaluation en ligne :
01/ Dossier de remboursement
Remboursement en tant que non-allocataire
Les informations ci-dessous concernent les boursier·es de voyage sélectionné·es dans le cadre de l'appel 2020 et 2021 pour une bourse en tant que non allocataire.
Pièces justificatives à ENVOYER PAR COURRIER POSTAL ET PAR EMAIL (copies scannées ou photo) par l'étudiant·e (pour les voyages en groupe : un dossier par étudiant·e) à l'ARES dans un délai maximum de trois mois après la date de son retour :
- le document « Check list bourse » signé et daté qui peut être téléchargé sur le lien suivant : Check-list 2020 (départ entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2020) ou le document Check-list 2021 (départs entre le 1er janvier 2021 et le 31 décembre 2021) ;
- tous les tickets d'embarquement originaux (boarding pass) aller et retour ;
- la facture originale du billet d'avion avec la mention du prix exact de celui-ci (le montant du remboursement ne prend pas en compte l'assurance annulation). En l’absence de la facture, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement ;
- une preuve de payement telle que le relevé de la carte de crédit.
ET
Pour les stages - à transmettre par email à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- la convention de stage entre l'établissement de l'étudiant·e et l'organisation d'accueil
- le rapport d'activité (rapport de stage) signé par le promoteur belge. Pour les étudiant·es ayant effectué leur stage en même temps que d’autres étudiant·es et au sein d’une même institution, un rapport personnel par étudiant·e doit nous être transmis. Les rapports de groupe ne seront pas acceptés ;
- la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra « référence à l'ARES »).
Pour les travaux de fin d'études (mémoire) - à transmettre par email à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- la copie de la page de garde ;
- la copie de la table des matières ;
- le résumé en une page ;
- la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra « référence à l'ARES »).
ET
Remplir un questionnaire d'évaluation en ligne dont l'adresse vous est communiquée par mail par l'ARES et qui se trouve également sur le site de l'ARES.
Remboursement en tant qu'allocataire
Les informations ci-dessous concernent les boursier·es de voyage sélectionné·es dans le cadre de l'appel 2020 et l'appel 2021 pour une bourse en tant qu'allocataire.
La procédure de paiement d'une bourse allocataire se déroule comme suit.
AVANT LE DEPART
- L'étudiant·e achète le billet et s'assure d'obtenir une facture ;
- Il/Elle transmet à l'ARES (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) :
- le document « Formulaire allocataire - Avant le départ » ;
- la facture du billet d'avion avec la mention du prix exact de celui-ci (en l’absence de la facture, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement) ;
- une preuve de payement telle que le relevé de carte de crédit ;
- le plan de vol (dates de départ et de retour au minimum) ;
- la convention de stage ;
- la confirmation du statut d'allocataire de la Fédération Wallonie-Bruxelles (lettre officielle).
- Sur base du plan de vol communiqué, l'ARES verse au boursier 80% de l'allocation pour les frais sur place due, calculée en fonction des dates de départ et de retour de l'étudiant·e (pour autant que le nombre de jours soit conforme au nombre de jours annoncé dans le formulaire de candidature) + le montant forfaitaire par destination.
Si l'étudiant·e souhaite que l'allocation lui soit versée avant le départ, il est impératif que les documents parviennent à l'ARES au minimum 4 semaines avant la date de départ. Dans tous les cas, un délai de 4 semaines est à compter entre la réception des documents et le versement par l'ARES.
AU RETOUR (dans un délai maximum de trois mois après la date du retour)
- L'étudiant·e transmet à l'ARES PAR COURRIER POSTAL les pièces justificatives :
Le document "Check list remboursement" signé et daté qui peut être téléchargé sur le lien suivant :
- Check-list 2020 allocataire (départ entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2020) ou la Check-list 2021 allocataire (départs entre le 1er janvier 2021 et le 31 décembre 2021)
Tous les tickets d'embarquement originaux (boarding pass) aller et retour ;
ET pour les stages à l’adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. :
La convention de stage entre l'établissement de l'étudiant·e et l'organisation d'accueil ;
Le rapport d'activité (rapport de stage) signé par le promoteur belge. Pour les étudiant·es ayant effectué leur stage en même temps que d’autres étudiant·es et au sein d’une même institution, un rapport personnel par étudiant doit nous être transmis. Les rapports de groupe ne seront pas acceptés ;
La référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra « référence à l'ARES »).
OU pour les travaux de fin d'études (mémoire) à l’adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. :
la copie de la page de garde ;
la copie de la table des matières ;
le résumé en une page ;
la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra « référence à l'ARES »).
La page de garde, la table des matières et le résumé du TFE peuvent être envoyés dans une version provisoire.
- L'étudiant·e complète le questionnaire d'évaluation en ligne dont l'adresse vous est communiqué par mail par l'ARES ;
- L'ARES vérifie la durée du séjour et l'allocation perçue par l'étudiant·e. Le solde de 20% sera payé à l'étudiant·e. Dans l'éventualité où la durée du séjour a été diminuée et que l'étudiant·e a bénéficié d'un trop-perçu, il sera demandé un remboursement d'une partie de la bourse.
Référence à l'ARES
L'étudiant·e ayant bénéficié d'une bourse de voyage de l'ARES est tenu·e de faire mention de ce financement dans le texte de son travail de fin d'études ou de son rapport de stage. Une copie de cette référence doit être jointe au dossier des pièces justificatives. Le nom de l'ARES doit être mentionné en toutes lettres. Cette mention peut être formulée comme suit :
« Le voyage réalisé dans le cadre du présent travail/stage a été rendu possible grâce au soutien financier de l'Académie de recherche et d'enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles, Belgique, dans le cadre de sa politique de Coopération au développement »
Remise du dossier de remboursement
Les pièces justificatives doivent être remises à l'ARES dans les 3 mois après la date de retour du boursier en Belgique à l'adresse suivante :
ARES
Dossier Bourses de Voyage
Rue Royale, 180 (5e étage)
1000 Bruxelles
Les dossiers incomplets ne donnent pas droit au remboursement. Veuillez consulter le document « Dossier de remboursement - synthèse » pour un récapitulatif des pièces à nous fournir.
02/ Questionnaire d'évaluation
Vous avez obtenu une bourse de voyage de l'ARES et vous êtes sur le point de rentrer votre dossier de remboursement ?
Pour rappel, tous les étudiant·es lauréat·es d'une bourse de voyage de l'ARES ont été invité·es par e-mail à répondre à un questionnaire d'évaluation en ligne à l'issue de leur voyage.
Le remboursement du billet d'avion ne se fera qu'après que ce questionnaire ait été dûment complété.
Le lien vous a été communiqué par mail. Si vous avez perdu ce lien, vous pouvez accéder aux questionnaires suivants sur le site de l'ARES à la rubrique « Documents de référence, formulaires et canevas »
EN SAVOIR + : contactez Camille Roegiers - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
