L’objectif des Bourses de voyage ? Soutenir les étudiantes et étudiants dans leur projet de mobilité internationale vers un des pays partenaires de l’ARES dans le cadre de leurs études afin de leur permettre de vivre une expérience d’échange culturel et renforcer le sentiment de citoyenneté mondiale.
Quel soutien financier ?
L'ARES propose deux formules d’appui financier aux étudiant·es, selon qu’ils bénéficient ou non d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles. L’appartenance à la catégorie « allocataire » sera déterminée sur base des documents qui auront été transmis avec le dossier de candidature de l’étudiant·e :
01/ Vous êtes non allocataire ?
L'ARES octroie un montant forfaitaire en fonction de votre destination au terme de votre séjour. Les montants des forfaits sont calculés sur base de la même logique que les bourses Erasmus (en fonction de la distance entre la Belgique et le pays de destination).
02/ Vous êtes allocataire ?
L’ARES octroie un montant forfaitaire en fonction de la destination de voyage et une allocation de maximum 315 €/mois pour les frais sur place sur une période maximale de 6 mois. Ce montant est modulé en fonction du coût de la vie dans le pays de destination. Dans le cadre de ce financement, l’étudiant·e a le droit de demander une avance avant la réalisation du voyage (mais après l’achat du billet d’avion), équivalente au montant forfaitaire par destination du billet d’avion et à 80% du montant de l’allocation mensuelle.
Comment introduire une candidature ?
Deux appels à candidature sont lancés pour une année de référence :
- Le premier appel, lancé dans le courant du mois de février de l’année académique n-1, concerne des départs entre le 15 juin et le 31 décembre de l’année académique n.
- Le second appel, lancé à la fin du mois de septembre de l’année académique n, concerne des départs entre le 1er janvier et le 31 août de l’année académique n.
Les candidatures devront être introduites en ligne via la plateforme GIRAF. Le lien pour introduire sa candidature en ligne doit être demandé à la personne de contact de votre établissement, qui vous fournira le lien vers le formulaire sur la plateforme GIRAF ainsi que les instructions à suivre.
CONDITIONS DE LA BOURSE DE VOYAGE
Les bénéficiaires d'une bourse de voyage devront recevoir le feu vert de leur établissement avant d'effectuer leur mobilité. L’ARES ne peut s’engager à couvrir des frais exceptionnels allant au-delà du forfait prévu. Il sera donc demandé aux bénéficiaires de prendre toutes les précautions possibles pour l'achat de leur billet et l'organisation de leur séjour.
01/ Dossier à constituer
Plusieurs documents devront être joints à la candidature en ligne :
- une lettre de motivation personnalisée, même si le stage ou le mémoire se fait en collaboration avec d’autres étudiant·es. La lettre de motivation est un des critères d’évaluation principaux pour la sélection des candidat·es ;
- un relevé de notes de la dernière année complète délibérée avant le dépôt du dossier ;
- une lettre de recommandation du responsable académique en Belgique signée qui confirme son soutien au candidat·e ainsi qu'au séjour proposé, certifie que le séjour envisagé s'inscrit dans le cursus de l'étudiant·e et que cel·le·ui-ci bénéficiera réellement sur place des éléments lui permettant de réaliser son étude ou son stage ;
- les candidat·es qui souhaitent bénéficier d'une bourse en tant qu’allocataire doivent introduire, avec leur dossier de candidature, la preuve de l’obtention d’une bourse d’étude de la Direction des Allocations et prêts d’études (DAPE) pour l’année académique n-1 pour l’appel qui concerne les voyages de janvier-août et pour l’année académique n pour l’appel qui concerne les voyages de juin-décembre.
02/ Critères de recevabilité
- les étudiant·es doivent être inscrit·es en Master (MA), Master de Spécialisation (MS) ou en bachelier (BAC). Les étudiant·es en BAC doivent avoir validé minimum 120 crédits au moment du départ. Une preuve de réussite des 120 crédits pourra être demandée, le cas échéant. Une exception est faite pour les étudiant·es des formations constituées uniquement d’un cycle de bachelier. Dans ces cas, l’établissement sera responsable de déterminer l’éligibilité de l’étudiant·e, en regard de son projet ;
- les dépenses prises en charge par la bourse (billet d'avion et per diem pour les allocataires) ne peuvent pas faire l'objet d'un autre financement de la part d'un quelconque autre organisme ;
- le séjour doit être valorisé en ECTS dans le cursus de l'étudiant·e, soit via le mémoire ou du TFE, soit via le stage ;
- la durée effective de stage ou séjour d’étude doit être de 30 jours minimum. Les dates du stage ou séjour d’étude seront certifiées par la convention de stage ou une attestation de séjour ;
- le séjour doit se dérouler dans un seul des 29 pays partenaires de l’ARES. L’ARES attire l’attention des étudiant·es sur la situation sanitaire et sécuritaire de certains de ses pays partenaires et demande de respecter les conseils de la diplomatie belge, consultables sur leur site internet : https://diplomatie.belgium.be/fr/Services/voyager_a_letranger/conseils_par_destination ;
- le départ doit obligatoirement se situer entre le 15 juin et le 31 décembre de l'année académique n, dans le cadre du premier appel et entre le 1er janvier et le 31 aout de l'année académique n, dans le cadre du second appel ;
- le séjour de stage ou d’étude de l’étudiante ou de l'étudiant candidat doit faire l’objet d’un contrat ou d'une convention entre l’étudiant·e, son établissement et l’organisme d’accueil.
03/ Formulaire de candidature
Vous souhaitez en savoir plus sur la bourse de voyage ? L'appel relatif aux départs entre le 15 juin et le 31 décembre 2023 est ouvert. Vous pouvez télécharger les orientations stratégiques et balises des bourses de voyage 2023 - Second Call pour toutes informations relatives à cet appel.
Pour disposer du lien d'accès et des consignes pour l'introduction de la candidature, merci de vous adresser à la personne de contact de votre établissement.
Après le voyage ?
Au terme de leur séjour, les étudiant·es sont invités à transmettre à l'ARES un dossier de demande de paiement de la bourse comprenant toutes les pièces justificatives demandées par l'ARES ET à remplir un questionnaire d'évaluation en ligne :
01/ Dossier de demande de paiement de la bourse
Demande de paiement de la bourse en tant que non-allocataire
Les informations ci-dessous concernent les bénéficiaires d'un bourse de voyage sélectionnés dans le cadre de l'appel 2022 et 2023 en tant que non allocataires d'une bourse d'étude DAPE.
Le dossier de demande de paiement de la bourse doit être ENVOYÉ PAR EMAIL à l'adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. (copies scannées ou photo) par l'étudiant·e dans un délai maximum de trois mois après la date de son retour. La check-list et les boarding pass doivent être envoyés en version originale à l’adresse : ARES - Bourses de voyage, 180, rue Royale, 1000 Bruxelles :
- le document « Check list bourse » signé et daté qui peut être téléchargé sur le lien suivant :
- tous les tickets d'embarquement originaux (boarding pass) aller et retour en version photo ou scan dans le dossier numérique et en version papier par la poste (voir ci-dessus) ;
- la facture originale du billet d'avion avec la mention du prix exact de celui-ci (le montant du remboursement ne prend pas en compte l'assurance annulation). En l’absence de la facture, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement ;
- une preuve de payement telle que le relevé de la carte de crédit.
ET
Pour les stages
- la convention de stage entre l'établissement de l'étudiant·e et l'organisation d'accueil. Téléchargez le modèle de convention de mobilité disponible ;
- le rapport d'activité (rapport de stage) signé par le promoteur belge. Pour les étudiant·es ayant effectué leur stage en même temps que d’autres étudiant·es et au sein d’une même institution, un rapport personnel par étudiant·e doit nous être transmis. Les rapports de groupe ne seront pas acceptés ;
- la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra « référence à l'ARES »).
Pour les travaux de fin d'études (mémoire/TFE)
- la convention de mobilité TFE/mémoire entre l'établissement de l'étudiant·e et l'organisation d'accueil. Téléchargez le modèle de convention de mobilité disponible ;
- la copie de la page de garde ;
- la copie de la table des matières ;
- le résumé en une page ;
- la copie de la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra « référence à l'ARES »).
ET
Remplir un questionnaire d'évaluation en ligne dont le lien se trouve sur la check-list et également sur le site de l'ARES.
Demande de paiement de la bourse en tant qu'allocataire
Les informations ci-dessous concernent les bénéficiaires d'un bourse de voyage sélectionnés dans le cadre de l'appel 2022 et 2023 en tant qu'allocataire.
La procédure de paiement d'une bourse allocataire se déroule comme suit.
AVANT LE DEPART
- L'étudiant·e achète le billet et s'assure d'obtenir une facture ;
- Il/Elle transmet à l'ARES (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) :
- le document « Formulaire allocataire - Avant le départ » ;
- la facture du billet d'avion avec la mention du prix exact de celui-ci (en l’absence de la facture, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement) ;
- une preuve de payement telle que le relevé de carte de crédit ;
- le plan de vol (dates de départ et de retour au minimum) ;
- la convention de stage ;
- la confirmation du statut d'allocataire de la Fédération Wallonie-Bruxelles (lettre officielle).
- Sur base du plan de vol communiqué, l'ARES verse au boursier 80% de l'allocation pour les frais sur place due, calculée en fonction des dates de départ et de retour de l'étudiant·e (pour autant que le nombre de jours soit conforme au nombre de jours annoncé dans le formulaire de candidature) + le montant forfaitaire par destination.
Si l'étudiant·e souhaite que l'allocation lui soit versée avant le départ, il est impératif que les documents parviennent à l'ARES au minimum 4 semaines avant la date de départ. Dans tous les cas, un délai de 4 semaines est à compter entre la réception des documents et le versement par l'ARES.
AU RETOUR (dans un délai maximum de trois mois après la date du retour), l'étudiant·e transmet à l'ARES (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) le complément de dossier.
- La check-list et les boarding pass doivent être envoyés en version originale à l'adresse : ARES - Bourses de voyage, 180, rue Royale, 1000 Bruxelles :
- Le document « Check list bourse » signé et daté qui peut être téléchargé sur les liens suivants :
--> départs entre le 1er janvier et le 31 aout 2023 : check-list allocataire 2022-2023
--> départs entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2023 : check-list allocataire 2023-2024
- Tous les tickets d'embarquement originaux (boarding pass) aller et retour (en version scannée par mail et en version originale par la poste) ;
ET pour les stages :
--> La convention de stage entre l'établissement de l'étudiant·e et l'organisation d'accueil. Téléchargez le modèle de convention de mobilité disponible ;
--> Le rapport d'activité (rapport de stage) signé par le promoteur ou la promotrice en Belgique. Pour les étudiant·es ayant effectué leur stage en même temps que d’autres étudiant·es et au sein d’une même institution, un rapport personnel par étudiant doit nous être transmis. Les rapports de groupe ne seront pas acceptés ;
--> La référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra « référence à l'ARES »).
OU pour les travaux de fin d'études (mémoire) :
--> la copie de la page de garde ;
--> la copie de la table des matières ;
--> le résumé en une page ;
--> la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra « référence à l'ARES »).
--> La page de garde, la table des matières et le résumé du TFE peuvent être envoyés dans une version provisoire.
- L'étudiant·e complète le questionnaire d'évaluation en ligne dont l'adresse se trouve dans le document check-list ;
- L'ARES vérifie la durée du séjour et l'allocation perçue par l'étudiant·e. Le solde de 20% sera payé à l'étudiant·e. Dans l'éventualité où la durée du séjour a été diminuée et que l'étudiant·e a bénéficié d'un trop-perçu, il sera demandé un remboursement d'une partie de la bourse.
Si la seconde partie du dossier n’est pas envoyée dans les 3 mois à partir de la date de retour de mobilité, l’ARES se réserve le droit de demander remboursement de la totalité de l’avance perçue.
Référence à l'ARES
L'étudiant·e ayant bénéficié d'une bourse de voyage de l'ARES est tenu·e de faire mention de ce financement dans le texte de son travail de fin d'études ou de son rapport de stage. Une copie de cette référence doit être jointe au dossier des pièces justificatives. Le nom de l'ARES doit être mentionné en toutes lettres. Cette mention peut être formulée comme suit :
« Le voyage réalisé dans le cadre du présent travail/stage a été rendu possible grâce au soutien financier de l'Académie de recherche et d'enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles, Belgique, dans le cadre de sa politique de Coopération au développement »
Remise du dossier de demande de paiement
Le dossier de demande de paiement de la bourse doit être introduit à l'ARES (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) dans les 3 mois après la date de retour du boursier en Belgique.
Les boarding pass (en version papier) ainsi que la check list signée et datée doivent être envoyées à l'ARES à l'adresse suivante :
ARES
Dossier Bourses de voyage
Rue Royale, 180 (5e étage)
1000 Bruxelles
Veuillez consulter le document « Dossier de demande de paiement de la bourse - synthèse » pour un récapitulatif des pièces à nous fournir.
02/ Questionnaire d'évaluation
Le lien vers le formulaire d’évaluation se trouve sur le document check-list.
EN SAVOIR + : contactez Camille Roegiers - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
