Rapportage & logistique

Vous êtes partie prenante d'un projet de coopération académique financé par l'ARES ? Vous partez en mission et vous souhaitez connaître les différentes démarches à accomplir avant et après votre séjour et comment les mener à bien ? Vous organisez l'arrivée d'un partenaire, d'un expert ou d'un boursier ? Vous devez remettre un rapport ?

Cette rubrique met à votre disposition des informations pratiques et les différents documents de référence, formulaires et canevas.

Vous partez en mission ?

01/ Visa

  • Votre mission a lieu dans le cadre d'un programme d'Appui institutionnel ou du programme UniversiTIC ?
    L'ARES peut se charger des démarches relatives à l'obtention des visas pour les pays suivants : Bénin, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, Laos, Madagascar, Niger, RD Congo, Rwanda et Vietnam.
  • Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PII, PRD-PFS) ou d'un projet de recherche en appui aux politiques de développement (ACROPOLIS) ?
    Les démarches pour l'obtention d'un visa sont assurées par les chargés de mission eux-mêmes. Toutefois, pour les pays partenaires de l'Appui institutionnel mentionnés ci-dessus, l'ARES peut entreprendre les démarches pour vous. Dans ce cas, les frais d'obtention du visa sont refacturés au projet, sans aucuns frais supplémentaires.

Les démarches sont assurées pour autant que tous les documents indispensables soient introduits AU MINIMUM 3 SEMAINES AVANT LA DATE DE DEPART DE VOTRE MISSION (4 semaines pour le Burundi et la RD Congo), notamment pour éviter les coûts élevés liés au courrier express. 

L'ARES ne pourra donner suite à votre demande si le code de l'activité pour laquelle la mission est effectuée n'est pas mentionné.


EN SAVOIR +
: pour des infos détaillés et pour télécharger les formulaires de demande visa, rendez-vous à la rubrique visas

02/ Per diem & indemnité maximale de logement

  • Votre mission Nord-Sud a lieu dans le cadre d'un programme d'Appui institutionnel, du programme UniversiTIC ?
    Vous pouvez introduire directement votre demande de per diem en remplissant le formulaire en ligne.
  • Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PII, PRD-PFS) ou d'un projet de recherche en appui aux politiques de développement (ACROPOLIS) ?
    Le per diem est payé directement par l'établissement du coordonnateur nord. Pour toute information complémentaire, contactez le coordonnateur nord du projet. 

EN SAVOIR + : pour connaître les montants de per diem ou de l'indemnité maximale de logement, rendez-vous à la rubrique per diem et indemnité maximale de logement 

03/ Vaccination et prophylaxie

Les risques sanitaires varient en fonction des pays, des saisons, de l'état de santé général du voyageur. Les informations à ce sujet sont aussi susceptibles de fréquentes modifications mais, comme c'est le cas pour la malaria voire pour d'autres maladies tropicales, il est parfaitement possible que le risque n'existe que dans certaines régions voire qu'en fonction du type de voyage ou de séjour que vous envisagez.

Informez-vous auprès de votre médecin ou encore auprès de l'un des centres de médecine de voyage et surtout, faites-le suffisamment à temps : certaines mesures (vaccinations, prises de dragées...) ne seront efficaces que si elles sont entreprises plusieurs jours, sinon semaines, avant votre déplacement.

Un certificat de vaccination international (carnet jaune, délivré par le médecin ou par le centre médical habilité à administrer les vaccins adéquats) est parfois nécessaire pour obtenir un visa ou obligatoire pour entrer sur le territoire. Renseignez-vous à la rubrique visas 


EN SAVOIR +
 : pour des infos détaillés, rendez-vous à la rubrique vaccination et prophylaxie

04/ Rapport de mission et remboursement de frais de mission

  • Vous êtes rentré d'une mission du programme d'Appui institutionnel, UniversiTIC, Chaire du Sud ou pour l'encadrement d'une bourse de finalisation de thèse (SOFT) ?
  • Vous avez engagé des frais remboursables ? 
    Vous pouvez introduire une demande de remboursement directement à l'ARES, en même temps que votre rapport de mission.
  • Pour tout autre projet, contactez le coordonnateur nord du projet.

EN SAVOIR + : pour télécharger le formulaire de rapport de mission et de demande de remboursement de frais de mission, rendez-vous à la rubrique rapport de mission et demande de remboursement

 

Vous organisez l'arrivée d'un partenaire, d'un expert ou d'un boursier Sud ?

01/ Les étapes indispensables

Un formulaire unique d'annonce d'arrivée en Belgique a été créé pour l'ensemble des instruments de coopération au développement de l'ARES.

Le formulaire doit parvenir à l'ARES AU MINIMUM 40 JOURS DE CALENDRIER AVANT LA DATE D'ARRIVÉE EN BELGIQUE ENVISAGÉE (au lieu de 2 mois auparavant). Les modalités d'envoi du formulaire sont renseignées en dernière page.

Pour assurer le traitement efficace de chaque annonce d'arrivée et pour garantir le respect de la date d'arrivée envisagée, les demandes qui ne respecteraient pas ce délai seront automatiquement rejetées et, dans ce cas, un nouveau formulaire adapté devra être transmis.

02/ Vous avez un doute sur le statut de votre mission, sur les démarches que vous devez entreprendre ?

Prenez contact sans attendre avec votre gestionnaire ARES ou avec le secrétariat : rendez-vous à la rubrique nous contacter

 

Documents de référence, formulaires & canevas

02/ Montants applicables

Liste des montants applicables : per diem et indemnité maximale de logement au Sud et en Belgique, indemnité kilométrique en Belgique et bourses au Sud et en Belgique

04/ Vademecum de l'Appui institutionnel (AI)

Le vademecum de l'appui institutionnel est susceptible d’évoluer. Les membres de l'équipe AI restent attentifs à vos questions/commentaires qui pourraient justifier de nouvelles modifications du vademecum. Les modifications les plus importantes seront alors signalées en début de document dans la dernière version mise à jour et vous serez informés à chaque fois qu’une version actualisée est disponible sur le site de l’ARES.

The new vade mecum might change over time. Members of the AI team will pay close attention to your questions/comments which could justify some modifications. The most important changes will be mentioned at the beginning of the document’s latest version and you will be informed every time a new version is available on our website:

Este vade mecum podría evolucionar. Miembros del equipo de AI atentos a sus preguntas/comentarios que podrían justificar algunas modificaciones. Los cambios los más importantes serán mencionados al inicio de la última versión del documento y Ud. estará informado cada vez que una nueva versión será disponible en nuestro sitio :

Vous pouvez également consulter et télécharger certaines parties du vademecum. 

You can also view and download some parts of the vade mecum. 

También puede ver y descargar porciones del vademécum.

01/ L'appui institutionnel

1.1 Définition

1.2 Principes directeurs

1.2.1 Approche et niveau d’intervention
1.2.2 Résultats attendus

Téléchargez le vademecum AI-Partie 1 :

02/ Les intervenants de l'AI

2.1 Groupes de pilotage

2.1.1 Équipes de coordination
2.1.2 Pilotes d’atteinte de résultat
2.1.3 Réunions du Groupe de pilotage
2.1.4 Conditions d’éligibilité, désignation et mandat des membres

2.2 Les ressources associées

2.3 Autres intervenants

2.4 Organigramme général de l’AI et circuit de communication privilégié entre intervenants

Téléchargez le vademecum AI-Partie 2 :

03/ Les programmes et les rapports

3.1 Programmes et rapports pluriannuels

3.2 Programmes et rapports annuels

3.3 La révision budgétaire et le Fonds de réserve commun

3.3.1 Procédure

Téléchargez le vademecum AI-Partie 3 :

04/ La gestion financière

4.1 L’organisation du budget

4.2 La période d’ordonnancement

4.3 Les rubriques budgétaires

4.4 Le budget de la coordination locale

4.5 La clause des 15 %

4.5.1 Exemples du calcul des 15 % entre le budget initial et le budget révisé à mi-parcours
4.5.2 Exemple du calcul des 15 % entre le budget initial et les dépenses lors du rapport financier annuel

4.6 Les avances de fonds

4.6.1 Procédure
4.6.2 Les frais administratifs locaux
4.6.3 Exemples

4.7 Le rapportage financier

4.7.1 L’encodage des dépenses
4.7.2 La consolidation de la trésorerie à l’issue du programme annuel
4.7.3 La composition du rapport financier annuel

4.8 Le contrôle

4.8.1 Le contrôle en Belgique
4.8.2 L’audit externe
4.8.3 Éléments pris en compte lors du contrôle

Téléchargez le vademecum AI-Partie 4 :

05/ Les achats

5.1 Les procédures d’achats

5.1.1 Les marchés publics en local
5.1.2 Les marchés publics en Belgique

5.2 La TVA

5.2.1 Le statut de la TVA pour les achats effectués en Belgique
5.2.2 Les exceptions d’exonération de la TVA
5.2.3 TVA et autres taxes sur les achats effectués dans le pays partenaire

5.3 L’expédition

5.3.1 La livraison – le dédouanement
5.3.2 La propriété des acquisitions

5.4 Les véhicules

Téléchargez le vademecum AI-Partie 5 :

06/ Les bourses

6.1 Les types de bourses

6.1.1 Les bourses d’études
6.1.2 Les bourses de stage et de recyclage
6.1.3 Les bourses de doctorat

6.2 Les Montants des bourses

6.2.1 En Belgique
6.2.2 En local

6.3 La gestion des bourses

6.3.1 En Belgique
6.3.2 En local

Téléchargez le vademecum AI-Partie 6 :

07/ Les missions

7.1 Les types de missions

7.1.1 Les missions Nord-Sud
7.1.2 Les missions Sud-Nord
7.1.3 Les missions Sud-Sud

7.2 La gestion des missions

7.2.1 En Belgique
7.2.2 En local

Téléchargez le vademecum AI-Partie 7 :

08/ Documents à transmettre par l'institution partenaire de l'ARES

Téléchargez le vademecum AI-Partie 8 :

05/ Projets de Recherche et de formation pour le développement (PII, PRD-PFS)

Dans le cadre des PII, PRD-PFS, il existe deux types de vademecum : l'un pour les projets sélectionnés jusqu'en 2014 (y compris) et l'autre pour les projets sélectionnés en 2015 et en 2016 :

  • téléchargez le vademecum pour les projets sélectionnés jusqu'en 2014 (y compris) ;
  • téléchargez le vademecum pour les projets sélectionnés en 2015 et en 2016.

Ces documents seront bientôt disponibles sur le site.

06/ ACROPOLIS

Tous les documents relatifs au planning des activités et au rapportage annuel sont également disponibles sur le site web du VLIR-UOS qui assure la gestion administrative et financière de tous les groupes de recherche.

Planning des activités :

Rapportage :

Seuls ces canevas sont acceptés.

Une fois rédigés, ces documents doivent être envoyés au VLIR-UOS et à l’ARES : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. et Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.  

07/ Bourses de voyage

Au terme de leur séjour, les étudiants sont invités à remplir un questionnaire d'évaluation en ligne. Ce questionnaire doit être rempli en même temps que la remise de leur dossier de remboursement :

  • Questionnaire 2016 (pour les départs entre le 1er janvier 2016 et le 31 décembre 2016) ;
  • Questionnaire 2017 (pour les départs entre le 1er janvier 2017 et le 31 décembre 2017).

 

logo DGD soutien

LE SAVIEZ-VOUS ?

Enregistrez-vous sur Travellers Online !

Si vous êtes ressortissant-e belge, vous pouvez dorénavant vous enregistrer sur le site web 'Travellers Online' mis en place par le Service public fédéral Affaires étrangères et y renseigner vos voyages en dehors de l'Union européenne ainsi que les coordonnées d'une personne de contact.

En cas de crise majeure (catastrophe naturelle, crise politique, attentat, accident...), les Affaires étrangères pourront alors entrer plus rapidement en contact avec vous et avec vos proches, et vous apporter une aide d'autant plus efficace.

Rendez-vous sur : travellersonline.diplomatie.be

Retrouvez également sur le site web du SPF Affaires érangères les coordonnées des ambassades de Belgique dans les pays partenaires

Actualités