Dans le cadre des activités de coopération académique qu’elle finance, l'ARES s’aligne, en matière d’indemnité maximale de logement (hôtel) et d’indemnité forfaitaire journalière (per diem), sur l’Arrêté ministériel portant sur l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.
Quelques infos utiles
- L’indemnité maximale de logement couvre uniquement les nuitées. Les autres frais (petit déjeuner, frais de bar, blanchisserie, téléphone, etc.) sont à charge des per diem. Le remboursement des frais de logement s’effectue sur base de pièces justificatives (facture d’hôtel acquittée), à concurrence du montant maximal autorisé. Il ne s’agit donc pas d’un forfait, mais bien d’un plafond.
- Le montant varie en fonction du pays de destination (voir ci-dessous).
- Le per diem couvre les frais de subsistance (nourriture, boissons, déplacements locaux pour convenance personnelle, autres frais annexes).
- Le montant du per diem est un maximum et dépend du nombre de jours de mission. Il est calculé à partir du jour de départ de Belgique jusque – et y compris – le jour où l’on quitte le pays dans lequel a été effectuée la mission.
- Si un chargé de mission combine des missions pour des bailleurs de fonds différents, il est invité à signaler le nombre de jours effectifs à imputer à l’activité ARES pour laquelle il demande le per diem. Si le montant versé ne correspond pas à la durée exacte de la mission en raison de modifications intervenues en cours de mission, une adaptation se fera au moment du décompte final des frais de mission.
Votre mission Nord-Sud a lieu dans le cadre d'un programme d'Appui institutionnel ou du programme UniversiTIC ?
Introduisez directement votre demande de per diem en remplissant le formulaire en ligne.
COVID-19 : Il n'y a pas de couverture pour les voyages dans les régions où l'organisme gouvernemental responsable déclare que tous voyages ne sont pas recommandés et déconseillés. La DGD ne prend pas en charge les surcoûts COVID-19 liés à des missions N-S vers ces zones dans la mesure où les risques encourus en lien avec la crise COVID-19 sont prévisibles et la décision de voyager vers ces zones est volontaire. Tous ces frais (tests à l’aller et au retour, rapatriement éventuel, frais de quarantaine, etc.) seront à charge de votre institution.
- Si vous combinez des missions pour des bailleurs de fonds différents, renseignez le nombre de jours effectifs à imputer à l’activité ARES. Si le montant versé ne correspond pas à la durée exacte de la mission en raison de modifications intervenues en cours de mission, une adaptation se fera au moment du décompte final de mission, dès réception de votre rapport.
- Après envoi du formulaire, les informations sont vérifiées et le per diem est versé sur le compte bancaire renseigné.
- Nous vous remercions de prendre en compte qu'un délai de 4 semaines est nécessaire pour que le paiement soit effectué.
- Aucune suite ne pourra être donnée aux formulaires incomplets.
Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PII, PRD-PFS) ou d'un projet de recherche en appui aux politiques de développement (ACROPOLIS), le per diem est payé directement par l'établissement coordonnateur nord. Pour toute information complémentaire, contactez le coordonnateur nord du projet.
