Bourses

Dans le cadre de votre candidature à une bourse (bourse de voyage, bourse formations internationales ou bourse de mobilité), vos données à caractère personnel sont traitées par l’ARES qui agit en tant que responsable de traitement (sise rue Royale, 180 à 1000 Bruxelles).

Ces données sont traitées dans le plus strict respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD - Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) » (RGPD).).

Toute information complémentaire concernant la responsabilité de traitement de l’ARES peut être obtenue via l'adresse vieprivee@ares-ac.be.

Le traitement de vos données à caractère personnel se fonde exclusivement sur la base de votre consentement donné pour une ou plusieurs finalités spécifiques poursuivies par l’ARES, conformément à l’article 6, 1., a) du RGPD, telles que visées au point 04.

Vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement en contactant l’adresse vieprivee@ares-ac.be.

Le traitement de vos données à caractère personnel s’inscrit par ailleurs dans le cadre institutionnel auquel l’ARES est soumise, en tant qu’acteur de la coopération internationale et organisation accréditée, en vertu des dispositions légales et réglementaires suivantes :

1. La loi du 19 mars 2013 relative à la Coopération belge au développement.
2. Le décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études.
3. L’arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale.
4. L’arrêté ministériel du 4 février 2022 portant octroi d’une subvention à l’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES) pour l’exécution de son programme 2022-2027 de coopération au développement ainsi que tout arrêté ministériel postérieur prorogeant l’octroi.

Les traitements opérés par l’ARES se limitent en la collecte de vos données à caractère personnel, leur stockage, leur mise à disposition et leur destruction. 

L’ARES traite vos données à caractère personnel afin de : 

• permettre la sélection administrative (et académique) de votre demande de bourse et l’octroi éventuel de celle-ci ;
• faciliter votre venue sur le territoire (belge ou à l’étranger) ;
• assurer la gestion de votre séjour ainsi que la fin de votre séjour ;
• se conformer au contrôle budgétaire et comptable auquel l’ARES est soumis ainsi que celui de la Direction générale Coopération au développement et Aide humanitaire (DGD) du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;
• permettre une évaluation et un suivi statistique.

Aucun traitement de vos données à caractère personnel n’est réalisé par l’ARES s’il ne s’inscrit pas dans au moins l’une des finalités visées.

Seules les données à caractère personnel des personnes concernées qui déposent une candidature à une bourse de l’ARES sont traitées. Selon les cas, il s’agit :

• des candidats et candidates non-sélectionné·es ayant déposé une candidature à une bourse ;
• les candidats et candidates réservistes ;
• les bénéficiaires d’une bourse (mobilité in et out) ;
• les alumnis.

En cas de question, si vous êtes concerné·e ou si vous vous estimez concerné·e, vous pouvez contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : vieprivee@ares-ac.be.

L’ARES ne traite que les catégories de données à caractère personnel suivantes vous concernant :

1. Aux fins d’identification :
   1. votre nom et votre prénom ;
   2. votre sexe ;
   3. vos date, lieu et pays de naissance ;
   4. votre nationalité ;
   5. vos données d’identification fournies par les services publics compétents : passeport et assimilé ou certificat de nationalité, carte d’identité locale, etc. ;
   6. votre état civil ;
2. Aux fins de communication :
   1. votre adresse électronique personnelle et/ou professionnelle ;
   2. votre numéro de téléphone privé et professionnel ainsi que le numéro de téléphone d’une personne tierce à contacter en cas d’urgence ;
3. Aux fins de traitement de votre candidature à une bourse de l’ARES :
   1. études et formation : votre curriculum académique, vos diplômes et relevés de notes, vos éventuelles publications, votre lettre de motivation et lettres de recommandation académique, vos éventuelles attestations de connaissance de langues, votre pré-projet ;
   2. statut AMO : informations liées à l’octroi éventuel d’une allocation d’études/statut AMO octroyé ;
   3. profession et emploi : les données relatives à votre emploi actuel, votre carrière, vos qualifications professionnelles, votre expérience professionnelle (entre 2 à 5 ans), vos éventuelles attestations d’emploi, votre lettre de motivation et vos lettres de recommandation professionnelle ;
   4. données d’identification financière: numéros d’identification et de comptes bancaires (uniquement dans le cadre de la gestion des bourses de voyage) ;

En fonction de votre situation, si vous l’estimez nécessaire, l’ARES peut être amenée à traiter d’autres catégories de données à caractère personnel vous concernant, moyennant votre consentement explicite, et ce, afin de vous permettre de faire état d’une situation particulière nécessitant une prolongation de la durée de la bourse initialement convenue : données relatives à la santé et à la situation personnelle (politique, sécurité) démontrant une situation de force majeure dans votre chef.

Par ailleurs, dans le cadre de l’évaluation postérieure qui vous est soumise, vous pourriez être amené à fournir d’autres données à caractère personnel, de manière facultative et moyennant votre consentement explicite, comme le niveau d’études de vos parents.

En cas de question, vous pouvez contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : vieprivee@ares-ac.be.

Dans le cadre des traitements opérés par l’ARES, vos données à caractère personnel sont susceptibles d’être communiquées aux catégories de personnes suivantes, et ce, dans la stricte limite des données à caractère personnel nécessaires aux différentes parties de traitement opérées :

1. Les membres du personnel de l’ARES.
2. Les membres des personnels académiques et administratifs des établissements d’enseignement  supérieur organisés ou subventionnés par la Communauté française de Belgique.
3. Les expert·es externes, chargé·es de l’évaluation des dossiers de candidatures.
4. Les membres de la Commission de la Coopération internationale de l’ARES.
5. La Direction générale Coopération au développement et Aide humanitaire (DGD) du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.
6. Le cas échéant, les ONG universitaires.
7. Le prestataire de l’ARES qui organise les voyages aller-retour des bénéficiaires d’une bourse.
8. Les délégations générales Wallonie-Bruxelles qui participent à la publicité des bourses de l’ARES au travers des pays partenaires.

Tout destinataire prend les mesures utiles pour garantir que les données à caractère personnel consultées soient traitées de manière confidentielle et uniquement pour une ou plusieurs finalités visée(s) au point 04. Cet accès vaut uniquement pour les personnes habilitées à traiter ces données, sous la responsabilité exclusive des instances concernées. Ils ne peuvent accéder qu'aux données à caractère personnel des personnes concernées par le traitement qu'ils effectuent.

En cas de question, vous pouvez contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : vieprivee@ares-ac.be.

L’ensemble des données à caractère personnel traitées par l’ARES sont conservées le temps nécessaire aux traitements opérés, en concordance avec les finalités poursuivies.

L’ARES opère, en tout état de cause, une distinction entre, d’une part, les données à caractère personnel des candidats et candidates non-sélectionné·es et, d’autre part, les données à caractère personnel des bénéficiaires d’une bourse :

1. Candidats et candidates non-sélectionné·es : l’ARES procède à la suppression des données à caractère personnel, au plus tard, dans les 5 mois qui suivent l’introduction de la demande de bourse adressée à l’ARES.
2. Bénéficiaires d’une bourse : en fonction des types de bourses octroyées (bourse de voyage, bourse formations internationales ou bourse de mobilité), l’ARES procède à la suppression des données à caractère personnel, au plus tard :
   1. dans les 15 mois qui suivent l’ouverture de l’appel à candidatures, s’agissant des bourses de voyage ;
   2. dans les 30 mois qui suivent l’ouverture de l’appel à candidatures, s’agissant des bourses formations internationales ;
   3. dans les 4 à 6 ans qui suivent le transfert des données par l’université concernée, s’agissant des bourses de mobilité doctorat ;
   4. dans les 12 mois qui suivent le transfert des données par l’université concernée, s’agissant des bourses de mobilité post-doctorat ;
   5. dans les 6 mois qui suivent le transfert des données par la haute école ou l’école supérieure des arts concernée, s’agissant des bourses renforcement des capacités.

Dans tous les cas, l’ARES conserve néanmoins un jeu minimal de données à caractère personnel qui permettent une identification postérieure dans le cadre de la finalité telle que visée au point 04, 5°.

L’ARES veille, en tout état de cause, à ce que les données à caractère personnel qui ne seraient plus strictement nécessaires soient détruites ou, le cas échéant, archivées moyennant anonymisation.

En tant que personne concernée, vous disposez notamment des droits suivants :

• le droit à l’information ;
• le droit d’accès aux données ;
• le droit de rectification ;
• le droit à la limitation du traitement ;
• le droit à l’effacement des données (si et seulement si les données ne sont plus utiles à l’ARES pour assurer un traitement adéquat).

L’ARES, en tant que responsable de traitement, facilite l’exercice de ces droits.

En cas de question ou de demande d’exercice des droits, si vous êtes concerné·e ou si vous vous estimez concerné·e, vous pouvez contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : vieprivee@ares-ac.be.

Si vous l’estimez nécessaire, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD).

Dans le cadre des traitements opérés, l’ARES fait appel à plusieurs sous-traitants qui sont soumis aux mêmes exigences de sécurité et de confidentialité que l'ARES.