Examen d'entrée - Données à caractère personnel

Examen d'entrée en sciences médicales et dentaires : comment sont utilisées mes données à caractère personnel ?

Les données personnelles communiquées à l’ARES par les candidats à l’examen d’entrée dans le cadre de l’inscription en ligne sont traitées par l’ARES qui agit en tant que responsable de traitement (sise rue Royale, 180 à 1000 Bruxelles).

Ces données sont traitées dans le plus strict respect de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et, plus spécifiquement, du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Le traitement des données est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle l’ARES est soumise en vertu du décret du 29 mars 2017 relatif aux études de sciences médicales et dentaires qui confie à l’ARES la mission d’inscrire les candidats sur une plateforme informatique centralisée par celle-ci (art. 1er, § 3 du décret). En outre, l’ARES procède également au traitement des données des candidats en vue d’établir des statistiques pseudonymisées. L’ARES est investie de cette mission d’intérêt public en vertu du décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études qui lui donne, entre autres, pour mission de gérer un système de collecte de données statistiques relatif à toutes les missions de l'enseignement supérieur (art. 21, alinéa 1er, 18° du décret).

Dans le cadre de ce traitement, les données des candidats sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants :

  • Les universités : étant donné que l’examen est centralisé à l’ARES, seules les données des candidats ayant réussi l’examen d’entrée seront communiquées à l’université choisie. Il s’agit notamment des données d’identification personnelles et de contact des candidats, des données liées aux études (université et filière choisies) ainsi que le statut de résident ou non-résident des candidats.
  • Les commissaires et les délégués du Gouvernement : sont seules visées les données des candidats inscrits en tant que non-résidents. Il s’agit des données d’identification personnelles des candidats de même que le numéro d’inscription à l’épreuve concernée.
  • Le commissaire du Gouvernement auprès de l’examen d’entrée : sont seules visées les données des candidats effectivement inscrits à l’examen d’entrée. Il s’agit des documents probants fournis par le candidat demandeur du statut d’étudiant résident.
  • Les membres de la commission médicale et du jury : en cas de demande d'un aménagement raisonnable, la commission médicale analyse les documents probants fournis par le candidat demandeur et transmet une proposition au jury qui statue. Sont visées les données d’identification personnelles des candidats de même que tous les documents transmis par le candidat à l’appui de sa demande.
  • Les experts docimologues désignés par le jury : sont seules visées les données d’identification suivantes : le numéro de registre national, le numéro d’inscription à l’épreuve, le statut de résident ou non-résident des candidats et le choix de la filière.

Ces données sont conservées le temps nécessaire au traitement. Concernant les données sensibles (notamment celles liées au statut de résident ou non-résident des candidats et aux demandes d’aménagements raisonnables), un système d’archivage sécurisé est mis en place par l’ARES. Les candidats disposent, par ailleurs, des droits suivants :

  • Le droit à l’information,
  • Le droit d’accès aux données,
  • Le droit de rectification,
  • Le droit à l’effacement des données (si et seulement si les données ne sont plus utiles à l’ARES pour assurer un traitement adéquat).

L’ARES, en tant que responsable de traitement, facilite l’exercice de ces droits.

Par ailleurs, dans le cadre du traitement, l’ARES fait appel à un sous-traitant qui est soumis aux mêmes règles de sécurité et de confidentialité que l'ARES.

En cas de question, tout candidat peut contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

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