Vous organisez la venue en Belgique d'un ressortissant sud et le séjour envisagé a lieu dans le cadre de l'Appui institutionnel ?
Voici un rappel des étapes indispensables à effectuer.
01/ PAR LOCAL ET PAR BELGE
Le PAR local et le PAR belge doivent être d'accord sur :
- l'identité du ressortissant sud ;
- le cas échéant, l'identité du promoteur/de l'encadreur ;
- le programme du ressortissant sud (pour les missions uniquement) ;
- la durée du séjour.
Le PAR local ou le PAR belge envoie le formulaire d'annonce d'arrivée dûment complété au gestionnaire local pour information et validation.
02/ GESTIONNAIRE LOCAL
Après validation, le gestionnaire local envoie le formulaire complété au gestionnaire de l'équipe de coordination en Belgique uniquement.
Dès réception de l'attestation DGD (voir point 4), le gestionnaire local peut alors réserver les titres de transport pour le boursier/chargé de mission.
03/ GESTIONNAIRE DE L'ÉQUIPE DE COORDINATION EN BELGIQUE
Le gestionnaire de l'équipe de coordination en Belgique s'assure que :
- le séjour du ressortissant sud est programmé et inscrit dans le budget annuel correspondant ;
- les formalités administratives d'admission dans l'université d'accueil sont remplies ;
- Pour les boursiers d'étude, le certificat d’admission correspondant aux études envisagées doit pouvoir être transmis à l'ARES si elle en fait la demande ;
- Pour les boursiers doctorants, l'admission au doctorat par la commission doctorale doit être effective (dans le cas contraire, le séjour ne peut pas être assimilé à un doctorat mais à un stage).
- le promoteur a marqué son accord sur les dates de séjour en Belgique telles qu'indiquées dans le formulaire ;
- le budget pour les frais de recherche liés au séjour en Belgique d'un doctorant est joint au formulaire d'annonce d'arrivée.
Pour tout séjour en Belgique dans le cadre d’une bourse de DOCTORAT, des frais de recherche sont possibles. Pour en bénéficier, UN BUDGET INDICATIF DES FRAIS DE RECHERCHE, élaboré en concertation avec le promoteur, doit être complété selon le modèle mis à disposition. Ce budget est soumis à l’approbation du gestionnaire ARES au moment de l’annonce d’arrivée du boursier.
Si toutes les conditions ci-dessus sont remplies, le gestionnaire de l’équipe de coordination en Belgique transfère le formulaire d’annonce d’arrivée (+ un programme de mission si nécessaire + le budget des frais de recherche si nécessaire) à l'ARES au minimum 40 jours de calendrier avant la date d’arrivée en Belgique envisagée.
Toute demande qui ne respectera pas ce délai sera automatiquement rejetée et, dans ce cas, un nouveau formulaire adapté devra être transmis.
04/ ARES
L'ARES se charge de faciliter les démarches relatives à l’obtention du visa et de contacter, dès réception du formulaire d’annonce d’arrivée en bonne et due forme, le service d’accueil de l’université pour que les démarches relatives aux modalités pratiques du séjour soient entreprises (accueil, logement, paiement de la bourse, du per diem…).
Dès que l'attestation signée par la DGD est réceptionnée par l'ARES, elle est transférée à l'Ambassade de Belgique compétente et aux personnes concernées par l'arrivée annoncée.
Ensuite, pour les bourses, l'ARES transmet le contrat, la convention de bourse et la carte d’assurance au service de gestion des boursiers de l’université d’accueil.
Le ressortissant sud est couvert pour la durée de son séjour par une assurance souscrite par l’ARES sur la base des informations communiquées dans le formulaire d’annonce d’arrivée. Tout changement par rapport à ce formulaire doit être immédiatement communiqué à l'ARES.
05/ SERVICE D'ACCUEIL DE L'UNIVERSITÉ
Sur la base des indications fournies dans le formulaire d'annonce d'arrivée, le service d’accueil de l’université concernée :
- réserve le logement (si la mission a lieu à Bruxelles, l'ARES peut, sur demande, réserver le logement) ;
- organise le transfert du ressortissant sud depuis et vers l’aéroport (ou une autre gare internationale) ;
- paie la bourse ou le per diem et les frais annexes au ressortissant sud (si la mission a lieu à Bruxelles, l'ARES peut, sur demande, payer le per diem directement au ressortissant sud).
06/ DÉMARCHES À EFFECTUER EN FIN DE SÉJOUR
a. Facture / déclaration de créance
Le service d’accueil préfinance les sommes versées puis en demande le remboursement à l’ARES sur la base d’une facture détaillée et accompagnée d’une copie des pièces justificatives (le service d’accueil garde toutes les pièces justificatives originales).
La facture doit comprendre au minimum les éléments suivants :
- le nom complet du ressortissant sud ;
- les dates d’arrivée et de départ ;
- le détail des montants qui lui ont été versés et leur calcul.
Si la bourse est à cheval sur deux années budgétaires, il y a deux cas de figure possible :
- si le boursier est en Belgique avant le 1er janvier de l’année X+1 et que sa bourse prend fin avant le 1er mars de l’année X+1, la totalité de la bourse peut être financée sur l’année X ;
- si le boursier est en Belgique avant le 1er janvier de l’année X+1 mais que sa bourse prend fin après le 1er mars de l’année X+1, l’imputation se fait au prorata sur les 2 années budgétaires (c.-à-d. les dépenses jusqu’au 31/12 sur l’année X et les dépenses àpd 1/1 sur l’année X+1).
b. Rapport de séjour pour une mission / une bourse
Chaque séjour en Belgique donne obligatoirement lieu à un rapport de séjour rédigé sur papier libre.
Pour les boursiers, il doit être contresigné et, le cas échéant, commenté par le responsable académique/encadreur. Il sera transmis à l’ARES en même temps que la facture / déclaration de créance. Une copie de ce rapport sera transmise au PAR et à l’EC.
Pour les missions, le chargé de mission doit remettre, dans un délai d’un mois maximum après son retour, un rapport aux PAR et aux EC concernées ainsi qu’à l'ARES.
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à contacter votre gestionnaire ARES : rendez-vous à la rubrique nous contacter
