Rapportage & logistique

/ Avertissement - Montants applicables

Les montants de bourse accordés dans le cadre des programmes et projets de coopération au développement de l'ARES changent pour les contrats conclus à partir du 1er septembre 2018.

Les nouveaux montants figurent dans la version du 21 mars 2019 du document "Montants applicables".

Les montants applicables aux contrats antérieurs au 1er septembre 2018 peuvent être consultés dans la version du 19 octobre 2017 du document.

Vous êtes partie prenante d'un projet de coopération académique financé par l'ARES ? Vous partez en mission et vous souhaitez connaître les différentes démarches à accomplir avant et après votre séjour et comment les mener à bien ? Vous organisez l'arrivée d'un partenaire, d'un expert ou d'un boursier ? Vous devez remettre un rapport ?

Cette rubrique met à votre disposition des informations pratiques et les différents documents de référence, formulaires et canevas.

Vous partez en mission ?

01/ Visa

  • Votre mission a lieu dans le cadre d'un programme d'Appui institutionnel ou du programme UniversiTIC ?
    L'ARES peut se charger des démarches relatives à l'obtention des visas pour les pays suivants : Bénin, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, Laos, Madagascar, Niger, RD Congo, Rwanda et Vietnam.
  • Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PII, PRD-PFS) ou d'un projet de recherche en appui aux politiques de développement (ACROPOLIS) ?
    Les démarches pour l'obtention d'un visa sont assurées par les chargés de mission eux-mêmes. Toutefois, pour les pays partenaires de l'Appui institutionnel mentionnés ci-dessus, l'ARES peut entreprendre les démarches pour vous. Dans ce cas, les frais d'obtention du visa sont refacturés au projet, sans aucuns frais supplémentaires.

Les démarches sont assurées pour autant que tous les documents indispensables soient introduits AU MINIMUM 3 SEMAINES AVANT LA DATE DE DEPART DE VOTRE MISSION, 4 semaines pour le Burundi, notamment pour éviter les coûts élevés liés au courrier express. L'ARES n'est pas en mesure de garantir la délivrance des visas pour la RD Congo en raison des difficultés d'obtention pour les belges partant en RDC (en savoir plus).


L'ARES ne pourra donner suite à votre demande si le code de l'activité pour laquelle la mission est effectuée n'est pas mentionné.


Le service visa sera fermé du lundi 15 juillet au mardi 6 août 2019


EN SAVOIR +
: pour des infos détaillés et pour télécharger les formulaires de demande visa, rendez-vous à la rubrique visas

 

02/ Per diem & indemnité maximale de logement

  • Votre mission Nord-Sud a lieu dans le cadre d'un programme d'Appui institutionnel, du programme UniversiTIC ?
    Vous pouvez introduire directement votre demande de per diem en remplissant le formulaire en ligne.
  • Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PII, PRD-PFS) ou d'un projet de recherche en appui aux politiques de développement (ACROPOLIS) ?
    Le per diem est payé directement par l'établissement du coordonnateur nord. Pour toute information complémentaire, contactez le coordonnateur nord du projet. 

EN SAVOIR + : pour connaître les montants de per diem ou de l'indemnité maximale de logement, rendez-vous à la rubrique per diem et indemnité maximale de logement 

03/ Vaccination et prophylaxie

Les risques sanitaires varient en fonction des pays, des saisons, de l'état de santé général du voyageur. Les informations à ce sujet sont aussi susceptibles de fréquentes modifications mais, comme c'est le cas pour la malaria voire pour d'autres maladies tropicales, il est parfaitement possible que le risque n'existe que dans certaines régions voire qu'en fonction du type de voyage ou de séjour que vous envisagez.

Informez-vous auprès de votre médecin ou encore auprès de l'un des centres de médecine de voyage et surtout, faites-le suffisamment à temps : certaines mesures (vaccinations, prises de dragées...) ne seront efficaces que si elles sont entreprises plusieurs jours, sinon semaines, avant votre déplacement.

Un certificat de vaccination international (carnet jaune, délivré par le médecin ou par le centre médical habilité à administrer les vaccins adéquats) est parfois nécessaire pour obtenir un visa ou obligatoire pour entrer sur le territoire. Renseignez-vous à la rubrique visas 


EN SAVOIR +
 : pour des infos détaillés, rendez-vous à la rubrique vaccination et prophylaxie

04/ Rapport de mission et remboursement de frais de mission

  • Vous êtes rentré d'une mission du programme d'Appui institutionnel, UniversiTIC, Chaire du Sud ou pour l'encadrement d'une bourse de finalisation de thèse (SOFT) ?
    Il vous reste à en établir le rapport et à le transmettre à l'ARES.
  • Vous avez engagé des frais remboursables ? 
    Vous pouvez introduire une demande de remboursement directement à l'ARES, en même temps que votre rapport de mission.
  • Pour tout autre projet, contactez le coordonnateur nord du projet.

EN SAVOIR + :

Le formulaire de remboursement de frais de mission internationale et de rapport de mission doit parvenir à l'ARES dans le mois qui suit le retour de mission.
Outre le rapport narratif, le rapport de mission doit contenir toutes les pièces justificatives originales.

Pour vous aider à établir votre relevé de frais de mission, le document reprenant les montants applicables dans le cadre des activités de coopération au développement de l'ARES est également à disposition.

Pour télécharger le formulaire de remboursement de frais de mission internationale et de rapport de mission, rendez-vous à la rubrique "Formulaires de demande de remboursement".

 

Vous organisez l'arrivée d'un partenaire, d'un expert ou d'un boursier Sud ?

01/ Les étapes indispensables

Un formulaire unique d'annonce d'arrivée en Belgique a été créé pour l'ensemble des instruments de coopération au développement de l'ARES.

Le formulaire doit parvenir à l'ARES AU MINIMUM 40 JOURS DE CALENDRIER AVANT LA DATE D'ARRIVÉE EN BELGIQUE ENVISAGÉE (au lieu de 2 mois auparavant). Les modalités d'envoi du formulaire sont renseignées en dernière page.

Pour assurer le traitement efficace de chaque annonce d'arrivée et pour garantir le respect de la date d'arrivée envisagée, les demandes qui ne respecteraient pas ce délai seront automatiquement rejetées et, dans ce cas, un nouveau formulaire adapté devra être transmis.

02/ Vous avez un doute sur le statut de votre mission, sur les démarches que vous devez entreprendre ?

Prenez contact sans attendre avec votre gestionnaire ARES ou avec le secrétariat : rendez-vous à la rubrique nous contacter

 

Documents de référence, formulaires & canevas

02/ Montants applicables

Liste des montants applicables : per diem et indemnité maximale de logement au Sud et en Belgique, indemnité kilométrique en Belgique et bourses au Sud et en Belgique.

Ce document reprend les montants de bourse mis à jour pour les contrats conclus à partir du 1er septembre 2018.

Les montants applicables aux contrats antérieurs au 1er septembre 2018 peuvent être consultés dans la  version du 19 octobre 2017 du document.

04/ Formulaire de rapport de mission et de demande de remboursement de frais de mission

Pour télécharger le formulaire de remboursement de frais de mission internationale et de rapport de mission, rendez-vous à la rubrique "Formulaires de demande de remboursement".

05/ Canevas de rapport pour les projets POP, de SYNERGIE et pour les Appuis institutionnels

05.1. Canevas pour les projets POP

Téléchargez les documents suivants :

05.2. Canevas pour les projets de SYNERGIE

Téléchargez les documents suivants :

05.3. Canevas pour les Appuis institutionnels

Téléchargez le canevas de rapport d'activités :

 

EN SAVOIR + : contactez Tanguy Goethals - This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

06/ Vademecum des projets de la Coopération au développement

Vous trouverez ci-dessous les différents vademecum de l'ensemble des projets de la Coopération au développement. Ces vademecum sont susceptibles d’évoluer. Les gestionnaires de chaque projet restent attentifs à vos questions/commentaires qui pourraient justifier de nouvelles modifications du vademecum. Vous serez informés à chaque fois qu’une version actualisée est disponible sur le site de l’ARES.

 

07/ ACROPOLIS

Tous les documents relatifs au planning des activités et au rapportage annuel sont également disponibles sur le site web du VLIR-UOS qui assure la gestion administrative et financière de tous les groupes de recherche.

Planning des activités :

Rapportage :

Seuls ces canevas sont acceptés.

Une fois rédigés, ces documents doivent être envoyés au VLIR-UOS et à l’ARES : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. et This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.  

08/ Bourses de voyage

Au terme de leur séjour, les étudiants sont invités à remplir un questionnaire d'évaluation en ligne. Ce questionnaire doit être rempli en même temps que la remise de leur dossier de remboursement :

 

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LE SAVIEZ-VOUS ?

Enregistrez-vous sur Travellers Online !

Si vous êtes ressortissant-e belge, vous pouvez dorénavant vous enregistrer sur le site web 'Travellers Online' mis en place par le Service public fédéral Affaires étrangères et y renseigner vos voyages en dehors de l'Union européenne ainsi que les coordonnées d'une personne de contact.

En cas de crise majeure (catastrophe naturelle, crise politique, attentat, accident...), les Affaires étrangères pourront alors entrer plus rapidement en contact avec vous et avec vos proches, et vous apporter une aide d'autant plus efficace.

Rendez-vous sur : travellersonline.diplomatie.be

Retrouvez également sur le site web du SPF Affaires érangères les coordonnées des ambassades de Belgique dans les pays partenaires

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