Bourses_de_voyage
© ARES

Bourses de voyage

Vous êtes étudiant·e ? 

Vous souhaitez effectuer un stage dans un pays en développement ? 

Votre travail de fin d’études est en lien avec une problématique de développement et vous rendre sur place serait un plus non négligeable, par exemple pour récolter des données ?

Une bourse de voyage de l'ARES peut vous aider à concrétiser un séjour dans un pays en développement.

/ FIRST CALL - Appel Bourses de voyage d'études 2020

Le premier appel bourses de voyage 2020 pour des séjours dont le départ se situe entre le 1er janvier et le 31 aout 2020 est ouvert.

Le formulaire de candidature est disponible auprès de la personne de contact de l'établissement de l'étudiant·e candidat·e. Une fois complété, il doit être déposé auprès de la personne de contact.

Pour les hautes écoles dont la personne de référence n'est pas reprise dans la liste, veuillez adresser votre demande au directeur de votre établissement.

Date limite : 28 octobre 2019 OU à la date renseignée par l'établissement de l'étudiant·e.

L’objectif des Bourses de voyage ? Contribuer à la sensibilisation des étudiant·es des établissements d’enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles aux enjeux et problématiques du développement.

 

Quel soutien financier ?

L'ARES propose deux formules d’appui financier aux étudiant·es, selon qu’ils bénéficient ou non d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles. L’appartenance à la catégorie « allocataire » sera déterminée sur base des documents qui auront été transmis avec le dossier de candidature de l’étudiant·e :

01/ Vous êtes non allocataire ?

L'ARES octroie un montant forfaitaire en fonction de votre destination au terme de votre séjour. Le montant de la bourse correspond au prix moyen d’un billet aller/retour de l'aéroport de Bruxelles National à l'aéroport de destination.

02/ Vous êtes allocataire ?

L’ARES octroie un montant forfaitaire en fonction de la destination de voyage et une allocation de maximum 315 €/mois pour les frais sur place sur une période maximale de 6 mois. Ce montant est modulé en fonction du coût de la vie dans le pays de destination. Dans le cadre de ce financement, l’étudiant·e a le droit de demander une avance avant la réalisation du voyage (mais après l’achat du billet d’avion), équivalente au montant forfaitaire par destination du billet d’avion et à 80% du montant de l’allocation mensuelle.

 

Comment introduire une candidature ?

Deux appels à candidature sont lancés pour une année de référence :

• Le premier appel, lancé au début du mois d'octobre de l’année n, concerne des départs entre le 1er janvier et le 31 aout de l’année n+1.

• Le second appel, lancé dans le courant du mois de février de l’année n+1, concerne des départs entre le 15 juin et le 31 décembre de l’année n+1.

Les étudiant·es sont invités à monter eux-mêmes leur dossier de candidature et à le soumettre à la personne de contact au sein de leur établissement. Un classement de toutes les candidatures est effectué par chacun des établissements d'enseignement supérieur et est par la suite transmis à l’ARES.

01/ Dossier à constituer

  • formulaire de candidature pour une bourse de voyage d'étude de l'ARES dûment complété ; ce formulaire comprend une lettre de motivation. Celle-ci doit être personnalisée même si le stage ou le mémoire se fait en collaboration avec d’autres étudiant·es. La lettre de motivation est un des critères d’évaluation principal pour la sélection des candidat·es ;
  • un relevé de note de la dernière année complète délibérée avant le dépôt du dossier ;
  • lettre de recommandation du responsable académique en Belgique signée qui confirme son soutien au candidat·e ainsi qu'au séjour proposé, certifie que le séjour envisagé s'inscrit dans le cursus de l'étudiant·e et que cel·le·ui-ci bénéficiera réellement sur place des éléments lui permettant de réaliser son étude ou son stage ;
  • les candidat·es qui souhaitent bénéficier d'une bourse en tant qu’allocataire doivent introduire, avec leur dossier de candidature, la preuve de l’obtention d’une bourse d’étude de la Direction des Allocations et prêts d’études (DAPE) pour l’année académique 2019-2020. En l’absence de ce document, en cas de sélection, seule une bourse en tant que non allocataire sera octroyée.

02/ Critères de recevabilité

  • les étudiant·es doivent être inscrits en MA, en MS ou en BAC. Les étudiants en BAC doivent avoir validé minimum 120 crédits au moment du départ. Les établissements se portent garants du respect de cette condition ;
  • les candidat·es ne peuvent pas bénéficier ou avoir bénéficié d'une aide financière autre que familiale ou sociale permettant d'effectuer un voyage d'étude ou un stage dans un pays en développement au cours de la formation pour laquelle ils/elles postulent à l’ARES ;
  • le séjour doit être valorisé en ECTS dans le cursus de l'étudiant·e, soit via le mémoire ou du TFE, soit via le stage ;
  • la durée effective de stage ou séjour d’étude doit être de 30 jours minimum. Les dates du stage ou séjour d’étude seront certifiées par la convention de stage ou une attestation de séjour ;
  • le séjour doit se dérouler dans un seul des 18 pays partenaires de l’ARES ;
  • le départ doit obligatoirement se situer entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année de référence (introduction des candidatures au premier ou au second appel suivant la date de départ - voir supra) ;
  • le séjour de stage ou d’étude de l’étudiant·e candidat·e doit faire l’objet d’un contrat ou d'une convention entre l’étudiant·e, son établissement et l’organisme d’accueil.

03/ Formulaire de candidature

Les étudiant·es doivent s'adresse à la personne de contact de leur établissement pour disposer du formulaire de candidature. La candidature doit être introduite - à l´aide du formulaire fourni par l'ARES - auprès de la personne de contact de leur établissement (attention : à l'issue du voyage, la demande de bourse doit être adressée à l'ARES) au plus tard le 28 octobre 2019 OU à la date communiquée par l'établissement de l'étudiant·e candidat·e.

Pour les hautes écoles dont la personne de référence n'est pas reprise dans la liste, veuillez adresser votre demande au directeur de votre établissement.

Vous souhaitez en savoir plus sur la bourse de voyage ? Téléchargez les orientations stratégiques et balises des bourses de voyage 2020.

Pour obtenir le formulaire de candidature, veuillez vous adresser à la personne de contact de votre établissement.

 

Après le voyage ?

Au terme de leur séjour, les étudiant·es sont invités à transmettre à l'ARES un dossier de remboursement comprenant toutes les pièces justificatives demandées par l'ARES ET à remplir un questionnaire d'évaluation en ligne :

01/ Dossier de remboursement


Remboursement en tant que non-allocataire

Les informations ci-dessous concernent les boursier·es de voyage sélectionné·es dans le cadre de l'appel 2018 pour une bourse en tant que non allocataire. Les informations concernant l'appel 2019 se trouvent plus bas.

Pièces justificatives à ENVOYER PAR COURRIER POSTAL ET PAR EMAIL (copies scannées ou photo) par l'étudiant·e (pour les voyages en groupe : un dossier par étudiant·e) à l'ARES dans un délai maximum de trois mois après la date de son retour :

  • le document "Check list bourse" signé et daté qui peut être téléchargé sur le lien suivant : Check-list 2018 (départ entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2018) ou le document "Check-list bourse 2019" (départs entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2019) ;
  • tous les tickets d'embarquement originaux (boarding pass) aller et retour ;
  • la facture originale du billet d'avion avec la mention du prix exact de celui-ci (le montant du remboursement ne prend pas en compte l'assurance annulation). En l’absence de la facture, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement ;
  • une preuve de payement telle que le relevé de la carte de crédit.

ET

Pour les stages - à transmettre par email à This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

  • la convention de stage entre l'établissement de l'étudiant·e et l'organisation d'accueil
  • le rapport d'activité (rapport de stage) signé par le promoteur belge. Pour les étudiant·es ayant effectué leur stage en même temps que d’autres étudiant·es et au sein d’une même institution, un rapport personnel par étudiant·e doit nous être transmis. Les rapports de groupe ne seront pas acceptés ;
  • la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra "référence à l'ARES").

Pour les travaux de fin d'études (mémoire) - à transmettre par email à This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

  • la copie de la page de garde ;
  • la copie de la table des matières ;
  • le résumé en une page ;
  • la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra "référence à l'ARES").

ET

Remplir un questionnaire d'évaluation en ligne dont l'adresse vous est communiquée par mail par l'ARES et qui se trouve également sur le site de l'ARES.

Remboursement en tant qu'allocataire

Les informations ci-dessous concernent les boursier·es de voyage sélectionné·es dans le cadre de l'appel 2018 et l'appel 2019 pour une bourse en tant qu'allocataire.

La procédure de paiement d'une bourse allocataire se déroule comme suit.

AVANT LE DEPART

  1. L'étudiant·e achète le billet et s'assure d'obtenir une facture ;
  2. Il/Elle transmet à l'ARES (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) :
    • le document "Formulaire allocataire - Avant le départ" ;
    • la facture du billet d'avion avec la mention du prix exact de celui-ci (en l’absence de la facture, l'ARES se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement) ;
    • une preuve de payement telle que le relevé de carte de crédit ;
    • le plan de vol (dates de départ et de retour au minimum).
  3. Sur base du plan de vol communiqué, l'ARES verse au boursier 80% de l'allocation pour les frais sur place due, calculée en fonction des dates de départ et de retour de l'étudiant·e (pour autant que le nombre de jours soit conforme au nombre de jours annoncé dans le formulaire de candidature) + le montant forfaitaire par destination.

Si l'étudiant·e souhaite que l'allocation lui soit versée avant le départ, il est impératif que les documents parviennent à l'ARES au minimum 4 semaines avant la date de départ. Dans tous les cas, un délai de 4 semaines est à compter entre la réception des documents et le versement par l'ARES.

AU RETOUR (dans un délai maximum de trois mois après la date du retour)

  1. L'étudiant·e transmet à l'ARES PAR COURRIER POSTAL les pièces justificatives :
    Le document "Check list remboursement" signé et daté qui peut être téléchargé sur le lien suivant :
    - Check-list 2018 allocataire (départ entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2018) ou la Check-list 2019 allocataire (départs entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2019)
    Tous les tickets d'embarquement originaux (boarding pass) aller et retour ;

    ET pour les stages à l’adresse This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. :

    La convention de stage entre l'établissement de l'étudiant·e et l'organisation d'accueil ;

    Le rapport d'activité (rapport de stage) signé par le promoteur belge. Pour les étudiant·es ayant effectué leur stage en même temps que d’autres étudiant·es et au sein d’une même institution, un rapport personnel par étudiant doit nous être transmis. Les rapports de groupe ne seront pas acceptés ;

    La référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra "référence à l'ARES").

    OU pour les travaux de fin d'études (mémoire) à l’adresse This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. :

    la copie de la page de garde ;

    la copie de la table des matières ;

    le résumé en une page ;

    la référence au financement du voyage par l'ARES dans le rapport de stage (voir infra "référence à l'ARES").

    La page de garde, la table des matières et le résumé du TFE peuvent être envoyés dans une version provisoire.

  2. L'étudiant·e complète le questionnaire d'évaluation en ligne dont l'adresse vous est communiqué par mail par l'ARES ;
  3. L'ARES vérifie la durée du séjour et l'allocation perçue par l'étudiant·e. Le solde de 20% sera payé à l'étudiant·e. Dans l'éventualité où la durée du séjour a été diminuée et que l'étudiant·e a bénéficié d'un trop-perçu, il sera demandé un remboursement d'une partie de la bourse.

Référence à l'ARES

L'étudiant·e ayant bénéficié d'une bourse de voyage de l'ARES est tenu·e de faire mention de ce financement dans le texte de son travail de fin d'études ou de son rapport de stage. Une copie de cette référence doit être jointe au dossier des pièces justificatives. Le nom de l'ARES doit être mentionné en toutes lettres. Cette mention peut être formulée comme suit :

"Le voyage réalisé dans le cadre du présent travail/stage a été rendu possible grâce au soutien financier de l'Académie de recherche et d'enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles, Belgique, dans le cadre de sa politique de Coopération au développement"

Remise du dossier de remboursement

Les pièces justificatives doivent être remises à l'ARES dans les 3 mois après la date de retour du boursier en Belgique à l'adresse suivante :

ARES
Dossier Bourses de Voyage
Rue Royale, 180 (5e étage)
1000 Bruxelles

Les dossiers incomplets ne donnent pas droit au remboursement. Veuillez consulter le document « Dossier de remboursement - synthèse » pour un récapitulatif des pièces à nous fournir.

02/ Questionnaire d'évaluation

Vous avez obtenu une bourse de voyage de l'ARES et vous êtes sur le point de rentrer votre dossier de remboursement ?

Pour rappel, tous les étudiant·es lauréat·es d'une bourse de voyage de l'ARES ont été invité·es par e-mail à répondre à un questionnaire d'évaluation en ligne à l'issue de leur voyage.

Le remboursement du billet d'avion ne se fera qu'après que ce questionnaire ait été dûment complété.

Le lien vous a été communiqué par mail. Si vous avez perdu ce lien, vous pouvez accéder aux questionnaires suivants sur le site de l'ARES à la rubrique "Documents de référence, formulaires et canevas"

 

EN SAVOIR + : contactez Camille Roegiers - This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

 

 

logo DGD soutien

Actualités