Vous partez en mission dans le cadre de l'Appui institutionnel ?
L'ARES peut se charger des démarches relatives à l'obtention d'un visa pour les pays partenaires de l'Appui institutionnel suivants : Bénin, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, Haiti, Laos, Madagascar, Niger, RD Congo, Rwanda et Vietnam.
Dans le cadre d'un projet de recherche et de formation pour le développement (PRD-PFS), les démarches sont assurées par les chargés de mission eux-mêmes. Toutefois, pour les pays partenaires de l'Appui institutionnel mentionnés ci-dessus, l'ARES peut entreprendre les démarches pour vous. Dans ce cas, les frais d'obtention du visa sont refacturés au projet, sans aucuns frais supplémentaires.
Votre personne de contact pour toute question ou pour l'introduction des demandes : Séverine Vanbellinghen - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
Nous vous remercions de respecter les consignes suivantes :
- Introduisez votre demande à temps : 3 semaines avant la date de départ / 4 semaines pour le Burundi.
Nous assurons les démarches pour vous pour autant que tous les documents nécessaires soient introduits au minimum 3 semaines avant la date de départ en mission (4 semaines pour le Burundi), notamment afin d'éviter les coûts élevés liés au courrier express.
Vérifiez que votre passeport sera encore valide pendant 6 mois après la date de retour et qu’il dispose de 2 pages libres en vis-à-vis pour apposer le visa. Notez bien que les frais de passeport, contrairement aux frais de visas, ne sont pas remboursés par l'ARES.
- Constituez un dossier complet
Dès que les dates exactes de mission sont connues, transmettez à l’ARES, par courrier recommandé, express ou via un intermédiaire de confiance, le passeport et le(s) formulaire(s) de demande de visa signé(s) ainsi que tout autre document requis par l'ambassade (photocopies de la réservation du billet d'avion, extrait de casier judiciaire, etc.). Actuellement, le service est rendu en respect des mesures sanitaires en place. Veuillez contacter Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. pour connaître les modalités d’introduction des demandes de visas.
- Respectez le nombre d’exemplaires du formulaire demandés / remplissez les à la main (pas de photocopies)
Quand plusieurs formulaires sont demandés par l'ambassade, chaque formulaire doit être rempli à la main, les photocopies ne sont pas acceptées par les ambassades.
- Respectez le nombre de photos d'identité demandées / pas de photocopies
Les photos doivent être au format "carte d'identité" et originales. Les photocopies (même en couleurs) ne sont pas acceptées.
- Communiquez-nous l'activité concernée par votre demande de visa
Lors de l'introduction de votre dossier de demande, mentionnez l'activité concernée : numéro du résultat d’Appui institutionnel, PRD ou PFS.
Dès que l'ARES dispose de l'ensemble des documents nécessaires, elle entreprend les démarches auprès de l'ambassade concernée et collecte le passeport une fois le visa apposé. Elle vous restitue ensuite votre passeport via un intermédiaire de confiance ou tout autre arrangement convenu avec vous.
Formulaires de demande de visa et autres documents requis
Téléchargeables au format Adobe PDF et/ou MS Word (c. 80 Ko).
À toutes fins utiles : coordonnées des ambassades des pays de concentration en Belgique.
01/ Bénin
A partir du 24 avril 2018, les demandes de visa pour le Bénin se font directement en ligne via le site de l'ambassade du Bénin.
Aucun document ne doit être téléchargé.
Le délai d'obtention est de 24h, et le visa est envoyé à l'adresse mail indiquée par le demandeur lors du remplissage du formulaire de demande.
Le paiement se fait en ligne par Visa ou Mastercard.
EN SAVOIR + : consultez la fiche d'information relative à la plateforme de visa éléctronique
02/ Burkina Faso
Procédure de demande de e-visas.
Documents à fournir :
- Passeport valide
- Copie du passeport - 1MB
- Un ordre de mission de votre organisme - 1MB
- 1 photo au format jpg ou jpeg - 1MB
- Lettre d'invitation - 1MB
- Attestation assurance santé - 1MB
- Carnet de vaccination ou ordre (page vaccins) - 1MB
- Confirmation de réservation de vol - 1 MB
- Confirmation de réservation d'hôtel - 1 MB
03/ Burundi
ATTENTION, les documents doivent être transmis au secrétarait au moins 4 SEMAINES AVANT LA DATE DE DEPART en mission.
- Formulaire Burundi (PDF)
- 1 exemplaire + 1 photo + photocopie de la réservation du billet d'avion + 1 photocopie de la réservation de l'hôtel + passeport + lettre d'invitation du partenaire local
- Le carnet de vaccination doit être emporté lors du voyage
04/ Cambodge
- Formulaire Cambodge FR (PDF)
- 2 exemplaires + 2 photos + photocopie de la page nominative du passeport + passeport + lettre d'invitation du partenaire local
- Le visa pour le cambodge peut également être délivré sous forme électronique (coût 25 €) : http://evisa.mfaic.gov.kh/
05/ Cuba
- Formulaire Cuba (PDF)
- 1 exemplaire + 1 photo (récente et en couleur avec fond blanc) + passeport + lettre de garantie de couverture financière de l'ARES + ordre de mission de l'ARES + réservation d'hôtel + lettre d'invitation du partenaire local
- Les personnes n'ayant pas la nationalité belge devront fournir un certificat de résidence
06/ Laos
- Formulaire Laos (PDF) - NOUVEAU formulaire depuis le 10.03.2016
- 1 exemplaire + 2 photos + passeport + lettre d'invitation du partenaire local
07/ Madagascar
- Formulaire Madagascar (PDF)
- 2 exemplaires du formulaire signés + 2 photos d'identité récentes (format 3,5 cm x 4,5 cm) + 2 photocopies de la réservation du billet d'avion A/R ou attestation de réservation + passeport (dont l'expiration est à plus de 6 mois après la date de retour) + lettre de mission + attestation d'accueil du partenaire à Madagascar
- Le carnet de vaccination doit être emporté lors du voyage
08/ Niger
- Formulaire Niger FR (PDF) - NOUVEAU formulaire depuis le 01.02.2014
- 2 exemplaires + 2 photos + 2 photocopies de la réservation du billet d'avion + preuve de la réservation de l'hôtel + copie de la première page du passeport + passeport
- Le carnet de vaccination doit être emporté lors du voyage
09/ RD Congo
- Formulaire RDC (PDF)
- 2 exemplaires + 2 photos + 1 photocopie recto-verso de la carte d'identité + passeport avec au minimum deux pages libres en vis-à-vis + extrait de casier judiciaire (à obtenir auprès de la commune où vous êtes domicilié) + lettre d'invitation de l'institut/université partenaire qui doit être légalisée par un notaire ou une commune ET par le ministère des affaires étrangères de Kinshasa + lettre de l'institution dont est issu le professeur ou la professeure
ATTENTION : Le délai d'obtention du visa est de 8 jours pour les personnes qui ont déjà été en RD Congo et de 15 jours pour les personnes qui n'ont pas encore été en RD Congo. Si vous avez un nouveau passeport, il vous est demandé de garder l'ancien passeport ou de garder la copie de la 1ère page + copie du dernier visa en RD Congo.
10/ Rwanda
Depuis le 01.01.2018, les citoyens et citoyennes de tous les pays reçoivent un visa à l'arrivée sans demande préalable. Le visa est apposé sur le passeport à l’entrée sur le territoire rwandais :
- pour les ressortissant·es des pays membres du Commonwealth, de la Francophonie et de l'Union Africaine, les frais de visa pour un séjour de 30 jours sont gratuits ;
- pour les ressortissant·es des pays non-membres du Commonwealth, de la Communauté d'Afrique de l'Est, de la Francophonie et de l'Union Africaine, les frais de visa pour un séjour de 30 jours coûtent $ 50 (USD).
ATTENTION à ce que la date de validité du passeport soit de minimum 6 mois après la date d’arrivée dans le pays. Une invitation précisant les raisons du séjour, un ordre de mission de l'ARES (à obtenir par e-mail auprès de Séverine Vanbellinghen - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) ainsi que l'adresse du logement seront exigés à l'entrée à Kigali.
11/ Vietnam
- Formulaire Vietnam FR
- Le formulaire doit être rempli via le site du Ministère des Affaires Étrangères du Vietnam. Dans "Motif d'entrée", indiquez tourisme et dans "Nom", indiquez le nom ET le prénom. Le formulaire doit ensuite être imprimé, avec la photo d'identité téléchargée directement via le site, et transmis à l'ARES en 1 exemplaire ACCOMPAGNÉ D'1 EXEMPLAIRE ORIGINAL DE LA PHOTO uploadée + passeport valable au moins un mois après la sortie du Vietnam + 1 ordre de mission de l'ARES + document de demande de visa « Tourisme »
ATTENTION : il n'est pas possible de remplir le formulaire via un Macintosh.
